Les commentaires rédigés par les employés sont disponibles à plusieurs endroits, que ce soit dans le rapport Aperçu, le rapport détaillé par question, le rapport d'Actions ou le rapport Commentaires.
Cet article porte sur ce dernier rapport puisqu'il comprend tous les commentaires auxquels vous avez accès.
Pour y accéder, cliquez sur Résultats dans le menu de gauche de la plate-forme, puis sur Commentaires.
Utiliser les filtres spécifiques à ce rapport
Dans le haut de la page, des filtres permettent d'afficher les résultats en fonction de ce que vous recherchez :
Voici comment utiliser les différentes options de filtres :
Évaluation : Permet de filtrer selon que le résultat est positif, neutre, négatif ou nul.
L'évaluation nul est indiquée lorsqu'un employé répond à une question ouverte ou ne donne pas de note.
Métrique: Permet de classifier les commentaires selon le facteur désiré
Étiquettes: Permet d'appliquer un filtre sur les commentaires en fonction de vos étiquettes (voir plus bas pour comprendre cette fonction)
Filtrer par période: Les commentaires affichés dans le rapport sont ceux ayant été soumis pendant la période sélectionnée.
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N.B. Si votre entreprise possède plus d'un sondage, sélectionnez le sondage que vous souhaitez analyser en haut à droite de la page.
Que signifient les évaluations des commentaires?
Tous les commentaires contiennent la date à laquelle le sondage à été complété, la catégorie à laquelle la question appartient ainsi qu'une bande de couleur à gauche de la question qui vous permet de cibler rapidement le type de réponse que vous recherchez.
Les codes de couleur sont associés à chaque commentaire en fonction de la note donnée par l'employé. Le texte écrit par l'employé n'a aucune influence sur la couleur associée :
Voici ce que signifient les couleurs :
Rouge : Notes défavorables ou négatives
Jaune : Notes neutres
Vert : Notes favorables ou positives
Gris: Cette couleur est attitrée à tous les commentaires en format texte ou dont l'employé n'a pas donné de note à la question. Il s'agit alors d'un commentaire non évalué, soit nul.
Que sont les étiquettes de commentaires et comment les utiliser?
Les étiquettes de commentaires vous permettent de classifier les commentaires selon vos propres intérêts afin d'y revenir plus facilement par après.
Voici des exemples de scénarios pour lesquels des gestionnaires et responsables classifient des commentaires :
Identifier les commentaires qui nécessitent d'en discuter avec des collègues, gestionnaires ou responsables RH;
Identifier les meilleures idées des employés ou des solutions afin de pouvoir mieux s'y retrouver dans quelques semaines ou mois lorsqu'on veut remettre en place de bonnes pratiques;
Identifier des idées que l'on souhaitera appliquer, mais pour lesquelles ce n'est pas le bon moment. On appliquera alors une étiquette pour y revenir plus tard.
Identifier des commentaires dont on souhaite aborder lors d'une rencontre d'équipe
Ces différents scénarios amènent à ressortir d'anciens commentaires aux moments opportuns.
Afin de vous aider à retrouver les commentaires utiles lorsque requis, des étiquettes peuvent être assignées à chaque commentaire lors de votre analyse.
Pour ajouter une étiquette, survolez un commentaire avec votre pointeur de souris et cliquez sur l'icône suivante pour ajouter des étiquettes.
Lorsque le menu s'ouvre, vous pourrez créer un type d'étiquette ou en assigner un déjà existant.
Notes sur les étiquettes
Vos étiquettes assignées à des commentaires sont affichées pour vous uniquement.
Les types d'étiquettes que vous créez sont affichés pour vous uniquement. En d'autres mots, n'ayez pas peur que vos changements interfèrent avec vos collègues ou qu'ils jugent votre façon de traiter les commentaires! C'est confidentiel.
Si vous souhaitez partager votre analyse des commentaires, vous pouvez télécharger en format Excel ou imprimer le rapport de commentaires et partager vos données. Dans certaines organisations ayant plusieurs responsables, on répartira la classification de différents facteurs pour différents responsables afin de simplifier l'analyse.