Pour que l’initiative Amélio soit un succès, les employés doivent constater les bénéfices générés par l’outil et sentir l’intérêt sincère de leur employeur de générer un environnement de travail motivant.
Voici plusieurs techniques pour augmenter le taux de participation.
Expliquez les bénéfices
Les avantages de réaliser des sondages aux employés peuvent sembler évidents pour vous et pour la direction, mais quels sont les bénéfices pour les employés?
Assurez-vous qu’ils comprennent pourquoi leur participation aux sondages les aidera à être plus heureux et motivés au travail. De quelle façon les résultats seront-ils utilisés? Pourquoi souhaitez-vous créer un canal de communication continue avec les employés? Quels changements les employés peuvent-ils espérer?
À quoi peuvent-ils s’attendre pour leur carrière, les méthodologies de travail, leurs relations entre pairs et avec les gestionnaires, le bien-être au travail?
N'ayez pas peur d'être ferme en communiquant clairement vos attentes face à la participation de chacun aux sondages.
Bien entendu, il ne faut pas l'obliger, mais si les bénéfices partagés sont réels, chacun devrait comprendre qu'il est de son intérêt de faire connaître son avis.
Créez une routine
Implantez une routine dans votre organisation. Lors de tel jour de la semaine et à telle heure, tous remplissent le sondage Amélio.
Si vos employés ont l’habitude de dîner ensemble, implantez dans votre culture la routine de compléter le sondage Amélio avant d’aller dîner le vendredi midi.
Le gestionnaire fait un petit tour à 11h50 pour rappeler aux membres de son équipe de compléter le sondage et tout le monde quitte ensemble pour la cafétéria par la suite. Faites en sorte que le sondage soit un petit événement récurrent avant le dîner.
Identifiez des influenceurs internes
De manière générale, nous cherchons tous l’approbation des pairs. Le plus que des employés prennent action, le plus que les autres suivront.
Utilisez ceci pour maximiser les taux de réponse aux sondages. Identifiez des employés ayant le sens naturel du leadership et demandez-leur de participer à l’initiative et de démontrer à leurs pairs les bienfaits de l’initiative.
Cela peut devenir une partie de leur rôle et faire appel à leur créativité : « on souhaite obtenir un taux de réponse de 85 % dans notre équipe. Peux-tu nous aider à y arriver? ».
Créez de petites compétitions
La compétition est une motivation intrinsèque puissante pour atteindre les objectifs. Vous pourriez créer un petit concours de l’équipe ayant le plus grand taux de participation trimestriel et offrir le dîner pizza à l’équipe gagnante.
Attention! Ne confondez pas taux de participation et taux de mobilisation. Aucun concours ne devrait se faire sur le plus haut score de mobilisation puisque cela risque de biaiser les réponses des employés et l’objectif de l’initiative.
Responsabilisez les gestionnaires
Lorsque la direction tient responsables les gestionnaires du taux de participation de leurs équipes, ils seront davantage impliqués pour augmenter celui-ci.
Incluez des objectifs de taux de réponse pour vos gestionnaires. Si l’objectif n’est pas atteint, demandez pourquoi ce ne l’est pas. Demandez aux gestionnaires quelles ont été les actions prises pour l’augmenter et que comptent-ils faire pour y arriver?
Demandez-leur aussi comment font-ils un suivi des résultats avec leur équipe.
En contre-partie, lorsque les employés sentent que leurs gestionnaires valorisent leur participation et qu’ils considèrent leur opinion, ils seront plus propices à prendre le temps de répondre.
Désactivez temporairement certaines questions
Vous constatez sondage après sondage qu'il y a un problème généralisé avec un facteur de mobilisation spécifique (ex. la charge de travail) dans les équipes?
Nous vous conseillons de désactiver temporairement les questions associées à ce facteur pour ne pas que les discussions de mobilisation avec les gestionnaires tournent toujours autour de ça.
Autrement, ça peut rendre la démarche redondante, ajouter une certaine fatigue et surtout, diluer tous les autres éléments importants.
Bien entendu la problématique spécifique récurrente se doit d'être adressée ou à tout le moins, reconnue et communiqué en tant que tel aux employés.
Possible que vous n'ayez pas la capacité ou la solution pour régler à court terme l'enjeu soulevé.
Pourquoi ne pas impliquer les employés dans la recherche de solution novatrice?!
Peut-être en formant un comité sur la question, en proposant un sondage ad-hoc dédié à cet enjeu ou encore en capitalisant sur le volet innovation d'Amélio pour mettre à profit l'intelligence du réseau interne de votre organisation.
Créez un objectif commun
Créez un objectif atteignable pour motiver les équipes à répondre aux sondages. Si votre organisation atteint l’objectif, offrez crème glacée ou pizza lors du prochain rassemblement d’employés.
Ça peut également être d'instaurer une journée reconnaissance ou encore de faire un tirage parmi tous les employés ayant répondu (ex. carte cadeau, journée massage/spa, diner payé avec 2 collègues de son choix, paire de billets pour un événement spécial, déjeuner avec le PDG, etc).
Si cette dernière option vous intéresse, sachez que le rapport d'utilisation pourrait vous être très utile pour déterminer le ou les gagnants.
Parfois, ce sont de petites récompenses bénignes qui génèrent un esprit de coopétition.
Intégrez la discussion dans les rencontres d’équipe
Assurez-vous que chaque gestionnaire organise une réunion récurrente avec son équipe et qu’il partage les résultats du sondage.
Qu’a-t-il observé comme étant des forces dans l’équipe et quelles sont les 2 priorités qu’il a identifiées pour le ou les prochains mois?
Cette rencontre est l’occasion de discuter plus en profondeur de certains sujets avec son équipe afin de d’identifier des solutions.
Le gestionnaire devrait aussi partager des changements qui ont eu lieu dans les derniers mois grâce aux réponses de son équipe.
Par exemple, celui-ci peut faire un petit rappel de ce qui avait été identifié comme point à améliorer au dernier sondage et rappeler quelles ont été les actions réalisées pour répondre à cette situation.
Les employés doivent sentir que leurs réponses servent à quelque chose et qu’ils en bénéficient. Voir un changement, aussi petit soit-il, leur rappelle que leur opinion compte aux yeux de l’employeur.
Montrez les changements lors d’une assemblée
De façon plus générale, profitez d’une assemblée générale pour glisser quelques mots sur les observations qui avaient été faites en cours d’année dans les sondages et les actions qui ont été posées.
Indiquez également votre compréhension des résultats du sondage et des éléments sur lesquels vous allez travailler dans les prochains mois.
Surtout, indiquez les éléments soulevés auxquels vous ne pourrez pas répondre pour le moment et mentionnez les raisons de cette situation.
Ceci permettra aux employés de savoir qu’ils sont bien écoutés et que leur employeur considère leur opinion de façon sincère.
Ils comprennent que ce dernier doit établir des priorités dans les changements à apporter. Les employés comprennent bien qu’un employeur ne peut pas tout régler, mais ils se sentiront impliqués du moment qu’ils voient des changements.