Le succès d’une démarche de sondage sur la mobilisation des employés repose sur un plan de communication inspirant et engageant. Il est essentiel que les employés comprennent :
Pourquoi cette démarche est lancée;
Pourquoi leur implication est essentielle.
Voici les 8 grandes étapes à intégrer dans votre plan de communication, avec les messages-clés à diffuser à chaque phase.
Étape 1 : Positionner la démarche auprès de la direction
Objectif
Mobiliser la direction, première ambassadrice de la démarche.
Avant d’impliquer qui que ce soit, il est essentiel que la direction comprenne les impacts du climat de travail sur la performance globale de l’organisation et les avantages de s’en préoccuper proactivement.
Messages clés
La démotivation des employés induit des répercussions négatives sur l’organisation, telles que :
Hausse des erreurs et des défauts de fabrication
Baisse de concentration et de productivité
Vol de temps ou de ressources
Service client affaibli
Comparativement aux autres, les organisations ayant un niveau de mobilisation élevé ont un plus faible taux de roulement et moins d’absentéisme, ce qui permet de sauver des coûts importants (calculez les coûts de votre taux de roulement).
Ces organisations parviennent à garder leurs employés motivés au quotidien et sont plus profitables à long terme, car elles misent sur le sentiment d’appartenance fort pour créer de bons ambassadeurs internes et assurer un service client exceptionnel.
🎯 La direction doit comprendre qu’investir dans le climat de travail, c’est investir dans la réussite durable de l’organisation.
Étape 2 : Annoncer la démarche aux gestionnaires et les former
Objectif
Outiller les gestionnaires pour qu’ils deviennent des relais actifs.
Les gestionnaires ont un rôle clé dans la mobilisation de leurs équipes. Ils doivent être convaincus, rassurés et bien préparés.
Stratégies recommandées
Une stratégie efficace pour positionner la démarche auprès des gestionnaires est de tenir une formation interne ou un webinaire.
Quelques éléments à aborder :
L’engagement au travail et le rôle qu’ils jouent dans l’expérience de leurs employés.
Les avantages pour le gestionnaire de s’impliquer et d’encourager son équipe à participer aux sondages.
Incitez les gestionnaires à participer aussi aux sondages en leur montrant que leur voix compte tout autant!
📌Les gestionnaires vivent aussi des défis : les sondages leur offrent un espace pour s’exprimer, à la fois comme employés et comme leaders. Leurs réponses aideront leur propre gestionnaire à mieux les soutenir dans leur rôle.
3. La plateforme et son fonctionnement afin de les outiller à analyser les résultats de sondage.
4. Stratégies de discussions des résultats avec leurs employés pour faire évoluer le climat de travail.
Évitez toute inquiétude! Soulignez qu’il ne s’agit pas d’un outil de mesure ou d’évaluation de la performance du gestionnaire. L’important est de rappeler aux gestionnaires qu’il s’agit d’un outil de gestion pour eux.
Cette démarche les aidera à garder leur équipe motivée et mobilisée, en comprenant quelle sera la prochaine petite action à poser pour aider ses employés à donner le meilleur d’eux-mêmes.
Les gestionnaires pourront identifier où concentrer leur énergie pour avoir le plus d’impact.
Étape 3: Annoncer la démarche à tous
Objectif
Présenter la démarche de manière claire, mobilisatrice et humaine, en soulignant l’importance de l’implication de chacun.
Le succès de la démarche repose en grande partie sur le message transmis par la direction et les gestionnaires. Leur façon d’en parler aura une influence directe sur l’engagement des équipes.
👌C’est pourquoi il est essentiel que le ton soit à la fois authentique, porteur de sens et axé sur la collaboration.
Stratégies recommandées
Quelques idées pour présenter la démarche aux employés :
Préparez une capsule vidéo de la haute direction
Demandez au président d’envoyer un courriel explicatif à tous les employés
Tenez une rencontre de présentation d’une vingtaine de minutes
Messages clés
Les employés sont au cœur de l’organisation : la mobilisation ne peut se faire sans leur participation active.
Le climat de travail nous concerne tous : pour le rendre motivant et à notre image, chacun doit pouvoir s’exprimer librement.
Prendre le pouls est un geste de progression collective : remettre en question notre environnement, c’est le premier pas vers l’amélioration continue.
Chaque réponse compte : les résultats permettront de cibler des actions concrètes, pertinentes et adaptées à chaque réalité d’équipe.
La confidentialité est garantie : les commentaires sont traités de manière anonyme pour favoriser la transparence et la confiance.
Des actions suivront : ce n’est pas un sondage sans suite. Les prochaines étapes seront communiquées et adaptées aux réalités observées.
L’objectif est de créer un moment de mobilisation collective, où les employés sentent que leur voix est non seulement entendue, mais valorisée.
Étape 4: Faire le suivi de la participation
Objectif
Obtenir une participation suffisante pour assurer la représentativité des résultats et poser les bonnes actions.
Un bon taux de participation permet de capter les impressions d’un nombre significatif d’employés et de s’assurer que les décisions prises reflètent bien la réalité sur le terrain.
Stratégies recommandées
Utiliser les outils à votre disposition : activez les rappels automatisés via la plateforme pour relancer facilement les personnes n’ayant pas encore répondu.
Suivre la participation en temps réel : comparez les taux entre les départements ou groupes d’employés pour repérer les écarts.
Mobiliser les gestionnaires et la direction : relancez les équipes où la participation est faible, en collaboration avec les leaders concernés.
Il peut parfois être pertinent de rappeler l’importance du sondage et son objectif dans le cadre de ces rappels ou d’explorer les potentiels enjeux qui freinent les employés (ex : accès difficile à un ordinateur ou à leur cellulaire).
Quelques suggestions pour favoriser un taux de participation élevé ou l’améliorer :
Rappelez fréquemment les objectifs de la démarche et son importance pour la création d’un environnement de travail motivant
Réservez du temps lors d’une rencontre d’équipe ou bloquer un moment à l’agenda pour que chacun puisse répondre au sondage
Mettez des appareils électroniques à la disposition des employés pour qu’ils puissent répondre au sondage (ex : tablette, ordinateur, etc.)
Offrez un incitatif si un taux de participation de 95% est atteint (ex : lunch d’équipe, terminer plus tôt un vendredi, 30 minutes de pause sportive sur les heures de travail, etc.)
Attention: évitez les incitatifs liés au niveau de mobilisation, car cela pourrait encourager des réponses biaisées.
Étape 5: Conclure le premier sondage
Objectif
Clore la première phase en valorisant la participation et en annonçant clairement les prochaines étapes.
La conclusion du sondage est un moment clé pour démontrer que l’organisation prend cette démarche au sérieux et qu’elle respecte l’engagement des employés.
Messages clés
Partagez rapidement des faits saillants avec les employés après la fin du premier sondage afin de démontrer où nous en sommes et quelles seront les prochaines étapes.
Exemples de faits saillants :
Le taux de participation global
Le nombre de répondants et de commentaires recueillis
La principale force de l’organisation
Rappelez le pourquoi de la démarche et comment les résultats vont aider à atteindre l’objectif d’améliorer le climat de travail.
Expliquez aux employés qu’une analyse des résultats sera faite et que des données plus détaillées leurs seront bientôt présentées.
Cela permet donc de gérer les attentes des employés en leur démontrant que, parmi tous les éléments partagés, certains vont initier des changements immédiats et que d’autres prendront du temps.
Si vous réalisez une démarche de sondage en continu, cette étape vous permettra également de préparer les employés pour la suite en leur rappelant que d’autres sondages suivront et qu’ils recevront de nouvelles questions prochainement.
🎯 Ce suivi démontre que les paroles sont suivies d’effets, ce qui renforce la crédibilité de l’organisation.
Étape 6: Communiquer les initiatives organisationnelles
Objectif
Montrer que les constats issus des sondages orientent les décisions de l’entreprise.
Une mobilisation réussie repose sur des actions concrètes, visibles, et cohérentes avec les priorités organisationnelles.
Rôle de la direction
Un facteur de succès d’une démarche de sondage est l’implication de la direction dans l’établissement et la mise en œuvre d’initiatives à l’échelle de l’organisation.
Qu’il s’agisse d’un sondage de diagnostic du climat de travail ou d’une démarche de sondage en continu, la direction devrait être informée des résultats et se positionner sur les prochaines étapes.
Questions à explorer
Quelques questions à explorer en lien avec les résultats :
Que veut-on prioriser au cours des prochains mois ?
Quelles améliorations souhaite-t-on apporter à l’expérience-employé ?
Quels liens établir avec notre vision ou nos valeurs ?
Quelle première initiative pour répondre à ces enjeux ?
Fréquence de communication
Les initiatives organisationnelles devraient soutenir les objectifs stratégiques de l’organisation pour favoriser une synergie et une convergence des efforts de tous pour aider l’entreprise à croître.
Il est donc important de communiquer ces initiatives :
Après chaque sondage ponctuel : une communication rapide est essentielle
Dans les démarches continues : planifiez une communication globale 1 à 3 fois par an
Ces communications renforcent la légitimité de la démarche et démontrent l’engagement sincère de la direction à agir sur les résultats.
Étape 7: Mettre en place des initiatives spécifiques par équipe
Objectif
Encourager les gestionnaires à transformer les résultats en actions concrètes, au plus près des réalités de terrain.
Le vrai changement se joue dans les équipes. Les gestionnaires ont un rôle clé à jouer pour que les résultats ne restent pas lettre morte.
Stratégies recommandées
Pour un gestionnaire, voici quelques stratégies de communication des résultats :
Partager un rapport mensuel par courriel avec les faits saillants
Discuter des résultats du sondage lors des rencontres individuelles
Dédier un moment lors d’une rencontre d’équipe pour :
Présenter les résultats
Identifier ensemble les pistes d’amélioration
Cette dernière stratégie est souvent la plus efficace, car elle favorise l’appropriation collective.
👉Présenter les résultats aux employés et en discuter ensemble permet de démontrer pourquoi il est important que chacun participe dans la démarche, car elle permet d’améliorer leur quotidien.
En rencontre d'équipe
La rencontre d'équipe devrait aborder les points suivants :
Définir ensemble les priorités pour l’équipe
Impliquer les employés dans la recherche de solutions ou d’actions à mettre en place dès maintenant : afin de cibler les initiatives qui auront le plus d’impact pour l’équipe
Miser sur les réussites
Souligner les éléments appréciés par l'équipe
Continuer de renforcer les forces identifiées
Célébrer les éléments qui contribuent à un climat positif
Si vous réalisez des sondages fréquents, établissez un rythme régulier de discussion des résultats (ex. : trimestriel).
Pour encore plus de conseils sur les rencontres de discussion de résultats, visitez la Page pour gestionnaires à partir de votre compte Amélio!
Étape 8: Faire le suivi des actions mises en place
Objectif
Boucler la boucle et maintenir la confiance dans la démarche.
Les employés seront d’autant plus motivés à répondre aux sondages futurs s’ils constatent que leurs réponses mènent à des changements concrets.
Messages clés
Rappelez les initiatives corporatives qui ont été mises en place, même celles que vous avez tentées mais qui se sont avérées moins fructueuses.
L’important est de démontrer que l’entreprise agit concrètement en fonction des commentaires et des suggestions des employés.
Soulignez à nouveau que c’est grâce à la collaboration de tous que l’on peut bâtir un climat de travail motivant et inspirant.
🎯 Le suivi donne du sens à la démarche, montre que les efforts sont durables et entretient la mobilisation à long terme.