Le succès d’une démarche de sondage sur la mobilisation des employés repose sur un plan de communication inspirant et engageant. Les employés doivent comprendre pourquoi on met en place une telle démarche et pourquoi leur implication est essentielle.
Pour vous aider à faire de la démarche un succès, voici les grandes étapes à considérer dans votre plan de communication et les messages-clés à intégrer dans vos communications pour chacune d’elles.
Étape 1 : Positioner la démarche auprès de la direction
Les membres de la direction sont les premiers porteurs de la démarche. Ils doivent eux-mêmes être sensibilisés à l’importance de se soucier du climat de travail afin de le transformer en pour aider l’organisation à prospérer et à avoir du succès.
Il est donc essentiel de démontrer à la direction les risques de ne pas se soucier du climat de travail et les avantages de s’en préoccuper proactivement.
La démotivation des employés induit des répercussions négatives sur l’organisation, dont une augmentation des risques d’erreur, une moins bonne concentration au travail, plus de défauts de fabrication, du vol de temps ou de ressources, un moins bon service client, donc une moins bonne performance globale de l’entreprise.
Comparativement aux autres, les organisations ayant un niveau de mobilisation élevé ont un plus faible taux de roulement et moins d’absentéisme, ce qui permet de sauver des coûts importants (calculez les coûts de votre taux de roulement).
Ces organisations parviennent à garder leurs employés motivés au quotidien et sont plus profitables à long terme, car elles misent sur le sentiment d’appartenance fort pour créer de bons ambassadeurs internes et assurer un service client exceptionnel.
Étape 2 : Annoncer la démarche aux gestionnaires et les former sur l'outil
Il faut d’abord porter la démarche auprès de l’équipe de gestion. Les messages-clés doivent démontrer l’importance de prendre le pouls afin de comprendre quelles sont les aspects de l’entreprise qui motivent le plus vos employés, tout comme vos gestionnaires, et ce que l’on peut améliorer pour les garder longtemps avec nous.
Une stratégie efficace pour positionner la démarche auprès des gestionnaires est de tenir une formation interne ou un webinaire.
Quelques éléments à aborder dans le cadre de cette formation :
Formez-les sur l’engagement au travail et le rôle qu’ils jouent dans la discussion en continu sur l’expérience de leurs employés au sein de l’organisation.
Démontrez les avantages pour le gestionnaire de s’impliquer et d’encourager son équipe à participer aux sondages.
Présentez la plateforme et son fonctionnement afin qu’ils se sentent outillés à analyser les résultats de sondage.
Proposez des stratégies de discussions des résultats avec leurs employés pour faire évoluer le climat de travail.
Pour éviter toute inquiétude, soulignez qu’il ne s’agit pas d’un outil de mesure ou d’évaluation de la performance du gestionnaire. L’important est de rappeler aux gestionnaires qu’il s’agit d’un outil de gestion pour eux.
Cette démarche les aidera à garder leur équipe motivée et mobilisée, en les aidant à comprendre quelle sera la prochaine petite action à poser pour aider ses employés à donner le meilleur d’eux-mêmes.
Ainsi, cela permet de cibler où mettre son énergie afin d’avoir le plus d’impact.
Pour les impliquer pleinement dans la démarche, démontrez-leur l’importance de leur propre participation aux sondages.
Les gestionnaires vivent eux-mêmes des défis au sein de leur équipe et dans la gestion de leurs employés. L’outil leur permet de s’exprimer sur leur expérience à la fois en tant qu’employé qu’en tant que gestionnaire.
Leurs réponses aux sondages permettront à leur gestionnaire de les aider dans la mise en place des conditions facilitantes pour être un bon leader pour son équipe.
Étape 3: Annoncer la démarche à tous
Impliquez la direction ! Le succès de la démarche repose sur la façon dont la direction et les gestionnaires en parle aux employés.
Le discours sera porteur de sens s’il rappelle l’importance accordée aux employés au sein de l’entreprise, comme étant son atout le plus précieux.
Il faut soutenir que l’implication de chacun dans la démarche est essentielle pour parvenir à créer un climat de travail qui nous ressemble et qui nous motive.
Quelques idées de stratégies pour présenter la démarche aux employés :
Préparez une capsule vidéo de la haute direction
Demandez au président d’envoyer un courriel explicatif à tous les employés
Tenez une rencontre de présentation d’une vingtaine de minutes
L’essentiel est de miser sur la participation de tous pour créer un climat qui nous ressemble et qui nous motive.
Il est important de souligner qu’il est important de prendre le pouls et de remettre en question notre environnement de travail pour nous permettre de s’améliorer.
Afin de poser les bonnes actions, nous devons savoir comment nos employés vont et quelles sont leurs impressions sur leur équipe, leur département et l’entreprise dans son ensemble.
Les réponses, les commentaires et les suggestions des employés permettront de comprendre davantage les résultats et aideront à cibler des actions plus concrètes, plus pertinentes et qui seront significatives pour chaque équipe.
Dans l’ensemble, cette communication devrait présenter la raison d’être de la démarche, sa nature confidentielle et devrait indiquer clairement quelles seront les prochaines étapes.
Étape 4: Faire le suivi de la participation
Un bon taux de participation permet d’aller chercher les impressions d’une masse critique d’employés et de poser des actions pertinentes pour tous.
Maximiser les outils qui sont déjà à votre disposition.
Par exemple, procéder à l’envoi de rappels automatisés dans la plateforme afin de rejoindre facilement les employés qui n’auraient pas encore répondu au sondage.
Surveillez les taux de participation entre les différents groupes de l’entreprise. En collaboration avec les gestionnaires concernés ou la direction, relancez les groupes pour lesquels le taux de participation est plus faible.
Il peut parfois être pertinent de rappelez l’importance du sondage et son objectif dans le cadre de ces rappels ou d’explorer les potentiels enjeux qui freinent les employés (ex : accès difficile à un ordinateur ou à leur cellulaire).
Quelques suggestions pour favoriser un taux de participation élevé ou l’améliorer :
Rappelez fréquemment les objectifs de la démarche et son importance pour la création d’un environnement de travail motivant
Réservez du temps lors d’une rencontre d’équipe ou bloquer un moment à l’agenda pour que chacun puisse répondre au sondage
Mettez des appareils électroniques à la disposition des employés pour qu’ils puissent répondre au sondage (ex : tablette, ordinateur, etc.)
Offrez un incitatif quelconque si un taux de participation de 95% est atteint (ex : lunch d’équipe, terminer plus tôt un vendredi, 30 minutes de pause sportive sur les heures de travail, etc.)
Attention: Ne pas confondre les incitatifs sur le taux de participation avec des incitatifs liés au niveau de mobilisation. Créer un concours du plus haut niveau de mobilisation inciterait les employés à fausser leurs réponses au sondage pour atteindre de meilleurs résultats.
Étape 5: Conclure le premier sondage
Partagez rapidement des premiers faits saillants après la fin du premier sondage. Il est essentiel de démontrer aux employés où nous en sommes et quelles seront les prochaines étapes.
Les faits saillants peuvent présenter le taux de participation global, le nombre d’employés total ayant répondu, le nombre de commentaires recueillis ou tout autre information générale sur laquelle vous aimeriez miser (ex : la principale force de l’organisation).
Dans le cadre de cette communication, rappelez le pourquoi de la démarche et comment les résultats vont aider à atteindre l’objectif d’améliorer le climat de travail.
Expliquez aux employés qu’une analyse des résultats sera faite et que des données plus détaillées leurs seront bientôt présentées.
Il est important que les employés sachent qu’il s’agit d’une démarche en continu, que d’autres actions vont se mettre en place et que la direction donnera suite à ce qu’ils ont partagé.
Cela permet donc de gérer les attentes des employés en leur démontrant que, parmi tous les éléments partagés, certains vont initier des changements immédiats et que d’autres prendront du temps.
Si vous réalisez une démarche de sondage en continu, cette étape vous permettra également de préparer les employés pour la suite en leur rappelant que d’autres sondages suivront et qu’ils recevront de nouvelles questions prochainement.
Étape 6: Communiquer les initiatives organisationnelles
Un facteur de succès d’une démarche de sondage est l’implication de la direction dans l’établissement et la mise en œuvre d’initiatives à l’échelle de l’organisation.
Qu’il s’agisse d’un sondage de diagnostic du climat de travail ou d’une démarche de sondage en continu, la direction devrait être informée des résultats et se positionner sur les prochaines étapes.
Quelques questions à explorer en lien avec les résultats :
Que veut-on prioriser en tant qu’organisation au cours des prochains mois ?
Sur quoi voulons-nous nous concentrer pour améliorer l’expérience-employé
Comment pouvons-nous aligner ces initiatives avec nos objectifs stratégiques ?
Quelle serait la prochaine initiative à mettre en place pour atteindre ces objectifs ?
Les initiatives organisationnelles devraient soutenir les objectifs stratégiques de l’organisation pour favoriser une synergie et une convergence des efforts de tous pour aider l’entreprise à croître.
Il est donc important de communiquer ces initiatives rapidement après un sondage ponctuel ou 1 à 3 fois par année si l’on réalise des sondages en continu.
Cela permet de démontrer que la direction est sérieuse dans la démarche, qu’elle considère l’opinion et l’expérience de ses employés et qu’elle est sincèrement engagée à mettre les bonnes conditions en place pour que tous et chacun puissent contribuer au succès de l’organisation.
Étape 7: Mettre en place des initiatives spécifiques
Il est important de communiquer les résultats du sondage aux employés. Cela doit permettre de mettre en place des initiatives ciblées pour chaque équipe.
Pour un gestionnaire, voici quelques stratégies de communication des résultats :
Partagez un rapport mensuel par courriel avec les faits saillants
Discutez des résultats du sondage avec chaque employé lors de vos rencontres individuelles
Réservez du temps pendant une rencontre d’équipe pour revenir sur les résultats et identifier les pistes de solutions ensemble
Cette dernière stratégie s’avère la plus efficace pour améliorer concrètement le climat de travail au sein des équipe.
Encouragez les gestionnaires à présenter les résultats aux employés et à en discuter ensemble. Ils pourront ainsi démontrer pourquoi il est important que chacun participe dans la démarche puisqu’elle permet d’améliorer leur quotidien.
Cette rencontre devrait permettre de définir ensemble les priorités pour l’équipe et impliquer les employés dans la recherche de solutions ou d’actions à mettre en place dès maintenant.
Cela va permettre de cibler les initiatives qui auront le plus d’impact pour l’équipe et ainsi d’agir là où on l’on aura le plus d’impact.
En tant que gestionnaire, profitez de l’occasion pour miser sur les bons coups.
Continuez d’agir sur les forces et les aspects les plus appréciés des employés, car ce sont ces éléments qui contribuent au climat de travail agréable et qui pourront dépasser les attentes des employés.
Si vous réalisez des sondages récurrents, définissez la fréquence idéale pour tenir cette rencontre en équipe.
Plus vous réaliserez l’exercice souvent en cours d’année, plus vous pourrez mettre en place des actions simples et à fort impact.
Étape 8: Faire le suivi des actions mises en place
Les employés seront davantage motivés à répondre au prochain sondage et à y ajouter des commentaires constructifs s’ils perçoivent que des actions sérieuses sont prises et permettent d’améliorer leur quotidien.
Rappelez les initiatives corporatives qui ont été mises en place, même celles que vous avez tentées mais qui se sont avérées moins fructueuses.
L’important est de démontrer que l’entreprise agit concrètement en fonction des commentaires et des suggestions des employés.
Soulignez à nouveau que c’est grâce à la collaboration de tous que l’on peut bâtir un climat de travail motivant et inspirant.