Pour maximiser le taux de participation, il est important d’informer les employés qu’ils recevront un sondage de satisfaction. La communication doit indiquer pourquoi leur employeur a choisi de demander leur avis et quels sont les bénéfices pour les employés de répondre à ce sondage.
Si vous avez l’opportunité d’informer vos employés de vive voix, c’est l’idéal. Autrement, une communication par courriel peut suffire. Les meilleurs taux de participation observés chez nos clients ont été obtenus grâce à une communication personnelle et en personne, par exemple :
Communication en cascade. C’est-à-dire que le comité de direction et les gestionnaires sont rencontrés pour expliquer le projet, la plate-forme et les outiller pour répondre aux questions des employés. Les gestionnaires communiquent ensuite l’information à leurs équipes de travail. De plus petites réunions permettent aux employés de poser leurs questions et de se concentrer sur ce qui intéresse davantage les employés.
Utiliser un petit segment d’une assemblée générale prévue pour annoncer le nouveau sondage de satisfaction au travail et indiquer pourquoi cette initiative est importante pour vos employés et vous.
Afin de faciliter la préparation de la communication, nous vous partageons des documents de communication qui pourront vous inspirer et être adaptés à votre organisation.
Note: Dans tous les cas, la communication devrait être faite avant l’envoi du sondage pour informer les employés qu’ils recevront un courriel d’un fournisseur externe et que c’est très important qu’ils y participent. Cette communication devrait toutefois être faite quelques jours avant tout au plus.
Présentation PowerPoint
Une présentation PowerPoint est disponible en français et en anglais. Prévoyez de 15 à 20 minutes pour présenter le sondage et ce que les gestionnaires et RH voient afin de rassurer les employés sur la confidentialité des résultats.
Lors de la communication aux employés, insistez sur la raison d’être du projet, soit de s’assurer que les employés sont heureux dans leur emploi, qu’ils ont un milieu de travail inspirant et que vous êtes à l’écoute de leurs commentaires.
Cliquez sur les liens suivants pour télécharger les documents :
Courriel d’introduction
Pour un démarrage plus rapide ou lorsque vous avez des équipes à distance, vous pouvez envoyer un courriel à vos employés.
Voici un exemple de courriel à envoyer à vos équipes :
Vidéos explicatives
À travers vos communications par courriel ou par présentation, vous pouvez introduire le sondage par un très court vidéo démontrant le bénéfice du sondage pour l’employé :
Foire aux questions pour employés
Vous pourriez partager aux équipes un document de type FAQ afin que les employés aient plus d'informations sur Amélio et son fonctionnement. Les éléments contenus dans notre exemple de FAQ vous aideront également à répondre aux questions les plus fréquentes posées par les employés.
Personnalisez les différentes sections afin de bien communiquer votre vision de l'initiative de sondage.