La fonctionnalité de réponse aux commentaires des sondages offre la possibilité aux administrateurs, employés RH ou gestionnaires d’initier un échange individuel avec un employé, dans le respect de la confidentialité et l’anonymat de ce dernier.
L’ouverture de ce dialogue vous permettra de créer avec votre équipe un environnement de travail inspirant pour tous, et ce, tout en trouvant ensemble des pistes de solutions innovantes.
Pour vous guider dans vos prochaines réponses, voici quelques bonnes pratiques et exemples.
Quelques rappels de la fonctionnalité de réponse aux commentaires
Avant de vous lancer dans la rédaction de vos réponses, voici quelques éléments à garder en tête quant aux commentaires des sondages.
Les commentaires des employés au sondage vous permettront de cibler des actions concrètes à mettre en place au sein de votre équipe.
À moins qu’il ne souhaite s’identifier, l’employé demeure confidentiel et anonyme. Il est alors possible que vos réponses vous semblent parfois générales ou peu personnalisées. C’est tout à fait normal ! Cela peut être rappelé au besoin aux employés.
Il n’est pas nécessaire de répondre à tous les commentaires. Certains d’entre eux peuvent demeurer sans réponse immédiate et les éléments soulevés pourront être adressés à d’autres moments, en rencontre de groupe par exemple.
Éléments à intégrer dans vos réponses
Voici quelques éléments qu’il est conseillé d’inclure dans vos réponses aux commentaires.
Remerciement
Que le commentaire soit positif ou constructif, il est essentiel de prendre le temps de remercier l’employé pour ce qu’il a mentionné.
Prise d'action
L’objectif est d’indiquer que vous accordez de l’importance au commentaire et que vous prenez en charge cet enjeu. En sera-t-il question lors de la prochaine rencontre d’équipe ou lors d’une rencontre individuelle? Devrez-vous relayer l’information à une autre ressource? Quelle que soit l’action à entreprendre, votre réponse vous permet d’en aviser l’employé.
Demande d'information supplémentaire
Dans certains cas, il est possible de poser une question pour mieux comprendre le besoin de l’employé ou l’enjeu soulevé.
Il est alors suggéré d’indiquer le but de votre question ou ce que vous ferez de la réponse, identifier avec l’employé des pistes de solutions ou assurer le relais vers les bons intervenants par exemple.
Exemples de commentaires et de réponses
Pour vous guider dans la rédaction, voici quelques exemples de commentaires et les réponses qui pourraient les accompagner.
Exemple de commentaire pour lequel vous pourriez avoir un impact immédiat
Réponse possible : Merci de ta suggestion ! C’est effectivement quelque chose que je pourrais instaurer rapidement 😊 N’hésite pas à venir me voir si tu souhaites que l’on en discute pour mettre le tout en place. Nous pourrons également l’aborder lors de la prochaine rencontre.
Exemple de commentaire pour lequel vous ne pouvez agir immédiatement ou qui est hors de votre contrôle
Réponse possible : C’est vrai qu’il y a eu beaucoup de changements récemment, tu fais bien de le soulever. À ce stade-ci, de mon côté, je vais m’assurer de vous fournir des suivis plus réguliers sur l’avancement des projets dans lesquels je suis impliqué.
Bonne idée les groupes de discussion! 😊 J’aimerais en glisser un mot à la prochaine rencontre du comité de direction. Pourrais-tu m’en dire plus sur la manière dont tu vois ces groupes ou sur le type d’information que tu aimerais recevoir?
Exemple de commentaire sensible qui ne peut être adressé devant toute l’équipe
Réponse possible : J’aimerais d’abord te remercier de ton honnêteté. Je prends ce commentaire très au sérieux, car c’est important pour moi de vous garantir des conditions de travail équitables dans lesquelles vous vous sentirez bien. Je vais donc m’assurer lors des prochaines rencontres individuelles de discuter de la charge de travail afin que l’on puisse mieux la répartir entre les membres de l’équipe.
Note: Pour les commentaires sensibles ou délicats, il est important de signifier à l’employé que vous traiterez l’enjeu de manière plus privée. Il pourra ainsi être assuré de la confidentialité de ses réponses et qu’une action sera entreprise, même s’il n’en sera pas nécessairement témoins.
Exemple de commentaire positif
Il est tout aussi important de répondre aux commentaires positifs qu’aux commentaires constructifs.
Réponse possible : Merci pour les bons mots, cela me fait chaud au cœur 😊 Je vais d’ailleurs porter une attention encore plus particulière à ces éléments, puisque cela semble être important pour l’équipe.
Pour plus de conseils pour les gestionnaires, référez-vous à l’article suivant : Ressources pour gestionnaires