Le module de discussion à partir des commentaires aide les gestionnaires et responsables RH à obtenir davantage de détails de la part des employés et ainsi de les faire participer aux solutions.
Lorsqu'un employé soumet des commentaires lors d'un sondage, les utilisateurs ayant accès aux résultats de cet employé pourront répondre à un commentaire directement à partir d'Amélio.
D'ordre général, il s'agira du gestionnaire de l'employé et des utilisateurs ayant accès aux résultats de toute l'entreprise comme des responsables RH ou des dirigeants.
Fonctionnement du module
Sur la page Commentaires, l'utilisateur ayant accès aux résultats peut survoler un commentaire à l'aide de sa souris et cliquer sur Répondre à cet employé afin d'y inscrire sa réponse.
L'employé recevra alors une notification dans l'application qui le redirigera vers un fil de discussion basé sur le commentaire à la question telle qu'affichée ci-dessous.
L'employé, son gestionnaire et tout autre utilisateur ayant accès au fil de discussion peuvent ajouter une réponse en tout temps dans le fil de discussion.
Pour accéder à la page de commentaires, cliquez sur le menu Résultats puis sur le sous-menu Commentaires.
Visibilité des réponses du fil de discussion
Pour bien comprendre qui voit les réponses dans le fil de discussion des commentaires, expliquons d'abord qui voit les commentaires des employés à un sondage.
Visibilité des commentaires
Les commentaires fonctionnent de la même manière que l'accès aux résultats en général, advenant le cas où l'utilisateur a la permission Afficher les commentaires dans son rôle utilisateur.
Par exemple, le gestionnaire verra les commentaires de ses employés relevant de lui. Le directeur ayant plusieurs gestionnaires relevant de lui verra les résultats de son équipe directe ainsi que tous les employés relevant des gestionnaires à sa charge.
Les administrateurs et responsables RH verront les commentaires pour toute l'organisation.
Rappel
Si vous avez utilisé le choix de réponse "Autre" dans l'une des questions, l'accès aux commentaires doit être activé dans les Permissions afin que les gestionnaires, par exemple, voient les réponses indiquées.
Si ce n'est pas activé, ils n'auront alors accès qu'à la proportion des répondants ayant choisi "Autre".
Visibilité du fil de discussion des commentaires
Le fil de discussion des commentaires fonctionne de la même manière que la visibilité des commentaires.
En d'autres mots, un utilisateur ayant accès au commentaire de l'employé aura également accès au fil de discussion sur ce commentaire seulement si son rôle utilisateur lui permet de répondre aux commentaires.
Si un utilisateur ne possède pas cette permission (Voir section Activer le module), il ne verra pas le fil de discussion.
Voici quelques cas d'exemple :
Seules les responsables RH ont la permission de répondre aux commentaires : Tous les responsables RH ayant la permission d'accès aux commentaires pourront voir le fil de discussion et y répondre.
Chacun y répondant en son propre nom puisque seul l'employé ayant publié le commentaire est anonyme. Les gestionnaires ne verront pas le fil de discussion entre l'employé et les responsables RH ayant participé à la discussion.
Les responsables RH et les gestionnaires ont la permission de répondre aux commentaires : Tous les utilisateurs ayant accès aux résultats de l'employé anonyme ayant publié le commentaire verront le fil de discussion et pourront y répondre en leur propre nom.
Les responsables RH verront alors les discussions entre les gestionnaires et leurs employés, et vice-versa. NB : les gestionnaires d'autres équipes ne verront pas les fils de discussion lorsque l'employé ne relève pas de ceux-ci.
Modes de notification
Lorsqu'une nouvelle réponse est publiée, tous les intervenants ayant pris part au fil de discussion seront informés de la nouvelle réponse des manières suivantes :
Ils recevront une notification instantanée dans l'application.
Ils recevront un courriel au maximum une fois par jour au matin résumant l'ensemble des nouvelles réponses du jour précédent, soit les dernières 24 heures. D'ordre général, peu de courriels seront envoyés puisqu'il n'y aura de nouvelles réponses que de temps à autre.
Note: Si les employés n'ont pas accès à l'application, le lien qui leur sera acheminé par courriel les dirigera à une page accessible sans authentification et ils pourront donc tout de même participer à la conversation, sans avoir à se connecter.
Les intervenants ayant pris part à un fil de discussion comprennent l'employé ayant initié le commentaire et toute personne ayant ajouté une réponse au commentaire, que ce soit le gestionnaire direct de l'employé ou un responsable RH ayant pris part à la conversation par exemple.
Confidentialité du fil de discussion
L'employé demeure confidentiel en tout temps dans le fil de discussion. Il peut s'identifier en indiquant son nom dans une de ses réponses s'il le souhaite.
Les autres intervenants ne sont jamais anonymes.
Flexibilité du module
Amélio permet une très grande flexibilité dans les rôles de vos utilisateurs et ce module a été conçu afin de vous permettre de sélectionner les utilisateurs dont vous souhaitez en donner l'accès.
Vous pourriez ainsi décider de donner l'accès au module seulement aux responsables RH, aux directeurs de pratiques ou plutôt en donner l'accès à tous les gestionnaires.
Dans le doute, débutez en donnant des accès restreints au début puis élargissez les accès au module lorsque vous considérez que la discussion sera constructive entre les employés et les gestionnaires.
Nous privilégions toujours une discussion ouverte lors de rencontre d'équipe pour discuter des résultats d'Amélio.
Pour définir votre approche et stratégie organisationnelle d'utilisation de ce module, consultez cet article sur les bonnes pratiques en lien avec la fonctionnalité de réponse aux commentaires : Définir sa stratégie de réponse aux commentaires
Activer le module
Ce module est désactivé par défaut et vous devez l'activer lorsque vous souhaitez vous en servir.
Prérequis
Afin que le module fonctionne dans votre organisation, certaines options doivent être activées :
Les utilisateurs pour lesquels vous souhaitez permettre de répondre aux commentaires doivent un rôle utilisateur ayant les permissions suivantes :
Afficher les commentaires
Au moins une permission parmi :
Afficher les résultats des employés relevant du gestionnaire
Afficher les résultats de toute l’organisation
Lors d'une ouverture de compte standard, les gestionnaires et responsables RH ont ces accès par défaut.
Pour activer ce module, accédez au menu Administration puis Permission. Cette page affiche la liste des rôles disponibles dans votre organisation.
Identifiez les rôles pour lesquels vous souhaitez donner les accès et répéter les étapes ci-dessous pour chacun d'entre-eux :
Sur la ligne du rôle que vous souhaitez modifier, cliquez sur la flèche pointant vers le bas afin d'afficher plus d'options puis cliquez sur éditer.
Dans la zone Mobilisation, cochez la permission Répondre aux commentaires.
Cliquez sur Mettre à jour.
Les utilisateurs ayant le rôle que vous avez modifié pourront dorénavant répondre aux commentaires.
Important! Ne donnez pas cette permission aux employés. Par défaut, lorsqu'un utilisateur reçoit la réponse à un commentaire qu'il a laissé lors d'un sondage, il aura accès au fil de discussion relié à ce commentaire.
Filtrer les commentaires
Avec Amélio, vous avez la possibilité de filtrer les commentaires par les réponses d'utilisateur ou gestionnaire (tout en maintenant l'anonymat!). Cela offre une option pratique pour les ressources humaines et les administrateurs de compte, vous permettant de visualiser les commentaires selon vos besoins spécifiques.
