La fonctionnalité de réponse aux commentaires des sondages permet aux administrateurs, employés RH ou gestionnaires d’initier un échange individuel avec un employé, dans le respect de la confidentialité et l’anonymat de ce dernier.
Avant d’activer cette fonctionnalité, il est recommandé de définir sa stratégie et son utilisation idéale au sein de l’organisation afin que la démarche demeure constructive.
Pour vous guider à travers la définition de votre approche organisationnelle de réponse aux commentaires, voici quelques conseils et bonnes pratiques d’utilisation.
Déterminer les rôles qui donneront accès à la fonctionnalité de réponse aux commentaires
Il est recommandé de débuter avec des accès restreints afin de vous familiariser avec la fonctionnalité de réponse aux commentaires et définir les bases de votre approche organisationnelle.
Par exemple, vous pourriez débuter avec des accès de réponse aux commentaires pour les administrateurs et employés RH, qui pourront établir un premier standard de réponse aux commentaires des employés, qui pourra par la suite être élargie aux gestionnaires.
Cibler les types de commentaires et vos besoins d’échanges individuels avec les employés
Définissez d'abord quand vous souhaiterez répondre aux commentaires afin de prioriser les éléments importants pour votre approche organisationnelle. Voici quelques exemples.
Pour mieux comprendre un commentaire, approfondir l’idée d’un employé ou cibler davantage la nature et l’étendue d’une problématique.
Lorsque vous percevez qu’il manque un détail ou élément qui vous permettrait d’apporter un changement concret et pertinent.
Pour référer un employé vers un outil, une politique interne ou une personne ressource qui pourra l’accompagner à travers la problématique qu’il perçoit et qu’il exprime.
Pour clarifier un défi organisationnel qui ne permet pas d’apporter une solution immédiate, tout en rassurant l’employé sur la prise en compte de son commentaire lorsque le contexte permettra d’apporter un changement.
Pour vous aider à mettre de l’avant de bonnes pratiques et comprendre les éléments qui sont importants et motivants pour les employés afin de les faire vivre davantage dans leur expérience de travail.
Dans tous les cas, il est important d’adopter une approche d’ouverture lorsque vous répondez à un commentaire d’un employé.
L’objectif est d’inviter l’employé à être en mode solution et à générer des idées constructives pour que les actions qui en découlent soient pertinentes et durables.
Astuce! Le rapport de commentaires permet une lecture et un classement des commentaires à l'aide d'étiquettes personnalisées.
N'hésitez pas à ajouter vos étiquettes personnalisées pour suivre certains commentaires importants.
Communiquer à l’avance aux employés et gestionnaires
Il est important que les employés connaissent et comprennent l'utilisation prévue de la fonctionnalité de réponse aux commentaires.
Voici quelques éléments à garder en tête lorsque vous communiquerez la mise en place de cette fonctionnalité.
Clarifiez votre objectif
Il est essentiel d’expliquer pourquoi vous activez cette fonctionnalité et de quelle façon vous souhaitez l’utiliser au sein de l’organisation.
N’hésitez pas à présenter aux employés à quels types de commentaires vous prévoyez répondre au fil du temps et pourquoi vous pourriez avoir besoin de le faire.
Partagez l'importance accordée
Lors de vos communications, rappelez l’importance que l’entreprise accorde aux commentaires des employés.
Leurs commentaires, qu’ils soient positifs ou constructifs, sont essentiels pour vous aider à cibler des actions qui feront une réelle différence pour eux.
Expliquez la notion de confidentialité
Insistez sur la notion de confidentialité et d’anonymat de la fonctionnalité de réponse aux commentaires.
D’ailleurs, n’hésitez pas à mentionner aux employés qu’il peut arriver que les réponses des RH ou gestionnaires peuvent parfois sembler générales ou peu personnalisées et que cela est normal puisque les commentaires sont anonymes.
Quelques bonnes pratiques de réponse aux commentaires par les gestionnaires
Si vous accordez l’accès à la fonctionnalité de réponse aux commentaires à vos gestionnaires, n’hésitez pas à clarifier à quels types de commentaires vous vous attendez à ce qu’ils répondent.
Répondre aux commentaires sur lesquels ils peuvent avoir un impact immédiat ou pour lesquels un échange en équipe pourrait être pertinent.
Dans ce contexte, l’objectif du gestionnaire est de démontrer l’importance accordée au commentaire de l’employé et d’assurer une prise en charge de cet enjeu lors d’une discussion d’équipe afin de faire émerger des idées et solutions pertinentes.Répondre aux commentaires sur lesquels ils ne peuvent pas agir immédiatement ou qui sont hors de son contrôle.
Dans ce contexte, l’objectif pour un gestionnaire est de désamorcer de potentielles frustrations et d’éviter qu’un commentaire sur lequel il ne peut agir immédiatement soit répété sondage après sondage.Référer l'employé vers les ressources ou personnes susceptibles d'apporter l'aide ou le soutien requis.
Il peut arriver que des commentaires soulevés par les employés dépassent la zone de contrôle et d'action du gestionnaire.
Celui-ci pourra ainsi souligner qu'il prend conscience du besoin de l'employé tout en assurant le relais vers les bons intervenants.Échanger sur un sujet sensible ou personnel, qui ne peut pas être adressé devant toute l'équipe lors d'une rencontre.
Dans ce contexte, le gestionnaire pourra utiliser la fonctionnalité de réponse au commentaire pour entretenir un échange individuel avec l'employé, afin d'adresser le sujet avec discrétion.
Note: Il faut se rappeler et préciser aux employés qu’il est normal que les professionnels RH et les gestionnaires ne répondent pas à chacun des commentaires.
Certains commentaires seront adressés en groupe ou en équipe lors des rencontres de retour sur les résultats par exemple.
La fonctionnalité de réponse aux commentaires est un outil supplémentaire pour engager et soutenir une conversation avec les employés sur les sujets importants pour eux.
Vos gestionnaires peuvent consulter la documentation pertinente concernant les stratégies de réponse directement sur la plateforme.
