Au démarrage de tout projet de sondage, la conception de la liste d’employés est essentielle pour réaliser une analyse performante des résultats de mobilisation.
Amélio permet de segmenter les résultats pour tous les groupes suivants :
Gestionnaire de l’employé;
Département;
Titre de l’emploi;
Bureau ou emplacement;
Groupe d’âge;
Nombre d’années de service;
Niveau d’employé (ex. cadre vs direction vs employé horaire).
Pour tirer pleinement profit de ces segments, des données adéquates sont requises.
1️⃣ Importation d’une liste d’employés à partir d’un SIRH ou d’un document interne
Pour ajouter une liste d’employés à la plate-forme, veuillez compléter le document d’importation ci-dessous, dans le format actuel.
Tous les champs sont facultatifs, hormis l’adresse courriel. Rappelez-vous toutefois que plus vous avez de détails sur les employés, plus l’analyse sera performante.
Lorsque vous avez complété le fichier d’importation, veuillez le faire suivre à [email protected] afin que nous importions les employés à votre compte.
Détails sur les champs d’importation
Numéro d'employé. Correspond au numéro de l'employé déterminé au sein de l'organisation. Sert exclusivement à titre d'identifiant unique, comme décrit plus bas. Autrement dit, si chaque employé possède une adresse courriel non sujette à changements, cette colonne est facultative. Si l'adresse courriel des employés est sujette à changement, il est préférable de remplir cette colonne et d'indiquer le numéro d'employé comme identifiant unique.
Numéro de téléphone. Correspond au numéro de téléphone de l'employé à inscrire exclusivement si vous souhaitez effectuer l'envoi de sondage de mobilisation par SMS.
Titre de poste. Correspond à la fonction de l’employé. Par exemple : stratège en marketing. Il est conseillé d’utiliser des titres de poste génériques et non-genrés afin de mieux regrouper les employés.
Département. Correspond au département de l’employé. Par exemple : Marketing.
Gestionnaire. Correspond au supérieur immédiat de l’employé. Deux méthodes sont possibles pour identifier le gestionnaire d'un employé:
Indiquer le prénom et le nom du gestionnaire. Par exemple : Jean Tremblay
Indiquer l'adresse courriel du gestionnaire. Par exemple : [email protected]
À noter : Il est conseillé d’utiliser l’adresse courriel du gestionnaire plutôt que le nom complet, car cela permet d’éviter les erreurs d’attribution des employés lorsque plus d’un gestionnaire porte le même nom.
Rôle/Permission. Correspond aux droits d’accès de l’employé. Les permissions reliées à chaque rôle peuvent être définies pour chaque client. Les permissions par défaut sont :
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Employé : Si l’entreprise utilise les modules de rétroactions ou de suggestions, l’employé a accès à la plate-forme pour ces modules, mais il n’a pas accès aux résultats. Si l’entreprise n’utilise pas ces modules, l’employé reçoit le sondage par courriel et n’a aucun profil à compléter.
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Gestionnaire : L’utilisateur a accès aux résultats de mobilisation de son équipe et des sous-équipes relevant de lui. L’utilisateur ne peut toutefois pas voir les résultats pour toute l’entreprise.
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Employé RH : L’utilisateur a accès aux résultats pour toute l’entreprise ainsi qu’aux fonctions d’administration du compte client.
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Administrateur de l’entreprise : L’utilisateur a les mêmes accès que les employés RH, plus l’accès à la facturation de la plate-forme.
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Niveau d’employé. Ce segment est utilisé principalement dans les grandes entreprises. Des entreprises utiliseront par exemple CC1, CC2, CC3 et etc. D’autres utiliseront, par exemple, salarié, cadre, exécutif, etc.
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Emplacement. Correspond au bureau de l’employé pour différencier les endroits de travail. Par exemple : Bureau de Montréal ou Bureau de Toronto.
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Date de naissance et date d’embauche. Ces champs doivent être complétés sous un format de date (AAAA-MM-JJ / 1961-03-04).
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Langue. L’employé recevra les courriels de sondage dans sa langue de préférence. Il accédera également au sondage dans cette même langue.
2️⃣ Attributs démographiques personnalisés
Il est possible d'ajouter jusqu'à 6 attributs démographiques personnalisés en ajoutant des colonnes supplémentaires à votre liste d'employés afin de segmenter vos résultats en concordance avec votre structure organisationnelle.
Voici deux questions que vous pouvez vous poser pour évaluer s'il y a d'autres attributs pertinents à rajouter dans votre cas:
Est-ce que j'ai des groupes à risque que je souhaite être en mesure de cibler et d'analyser de façon isolée et qui sont ne pas déjà segmentés à travers les autres attributs?
Est-ce d'autres éléments de ma structure organisationnelle non représentés dans les attributs déjà existants?
Voici quelques exemples pertinents à utiliser dans certaines organisations:
Statut d'emploi: occasionnel, permanent, temporaire, saisonnier, etc.
Horaire de travail: temps plein, temps partiel, etc.
Modes de travail: hybride, présentiel, télétravail, sur appel, etc.
3️⃣ Identifiant unique
Pour chaque compte Amélio, un identifiant unique est désigné lors des premières étapes d'implantation. Cet identifiant vous indique la donnée obligatoire à inscrire lors de la création d'un profil employé et qui permet de distinguer chaque profil.
Vous pouvez consulter cette information à partir du menu de gauche en cliquant sur Administration, puis sur compte.
L'identifiant unique par default sera l'adresse courriel.
Vous constaterez qu'il s'agit de l'une des deux options suivantes :
adresse courriel
numéro d'employé
Pour toutes questions, veuillez communiquer avec nous à [email protected]