Amélio propose 4 méthodes possibles pour l’envoi du sondage afin de vous aider à rejoindre tous vos groupes d’employés Liens universels et codes utilisateurs
Une fonctionnalité qui est maintenant offerte, est celle de l'envoi des sondages et des rappels par SMS.
Suite à l'importation d'une liste complète et détaillée, chaque employé reçoit son lien de sondage directement via SMS et les réponses seront ensuite classées automatiquement.
Cette méthode comporte de nombreux avantages :
Favorise un envoi et une expérience de sondage simplifiée pour les employés qui n'ont pas accès à un ordinateur.
Les employés de terrain pourront répondre rapidement au sondage sans crainte d'oublier. Les employés qui sont souvent en mouvement, et qui ont moins accès à un ordinateur, pourront donc y répondre de façon rapide.
Il sera possible pour les employés de répondre au sondage en tout temps, même du confort de leur foyer.
Il s'agit donc d'un nouvel atout pour votre organisation afin de favoriser un taux élevé de participation.
Certains téléphones intelligents et systèmes d'exploitation offrent une fonctionnalité de reconnaissance vocale permettant de transcrire la voix en texte, facilitant ainsi la rédaction de commentaires.
À noter que cela est propre à chaque utilisateur et ne relève pas d'Amélio.
Activation de la fonction SMS dans votre compte
Pour être en mesure d'utiliser la fonction d'envoi par sms, il faut d'abord activer le module dans votre compte. Pour ce faire, il s'agit de suivre les quelques étapes simples suivantes :
À partir du menu de gauche, sélectionner Administration, puis Compte.
Sélectionner l'onglet Modules.
Activer le module Envoi des sondages par texto.
Note: L'envoi par SMS est exclusivement lié à l'envoi des sondages et des rappels de ceux-ci. Les employés ne recevront aucune autre notification (p.ex. annonces d'anniversaires, réponses à un commentaires, etc.) provenant d'Amélio par SMS.
Mise à jour des profils d'employés souhaitant recevoir les sondages par SMS
Lorsque la fonction est activée, vous remarquerez dans les profils des employés le champ Numéro de téléphone apparaître.
C'est à cet endroit que vous devrez indiquer le numéro de cellulaire des employés qui souhaitent recevoir les sondages et rappels par texto.
Évidemment, si vous désirez faire la modification dans plusieurs profils, il est toujours possible de mettre à jour votre liste d'employé et la réimporter, il vous suffit de vous rendre à la section Importer une nouvelle liste d'employés de l'article suivant pour avoir les instructions : Changements dans les attributs de votre liste d'employés
Important! Tous les numéros de téléphone des employés doivent comprendre l'indicatif du pays, soit par exemple +1 pour le Canada et les États-Unis et +33 pour la France.
Paramètres de communications
Lorsque la fonction SMS est activée, une nouvelle section nommée Paramètres de communication apparaîtra dans l'onglet Personnalisation de votre sondage. C'est à cet endroit qu'il sera possible pour vous de définir l'ordre des priorités des envois pour vos employés.
Envoyer d'abord par courriel
Le sondage sera d'abord envoyé par courriel à tous les utilisateurs disposant d'un courriel dans leur profil utilisateur.
Les employés n'ayant pas d'adresse courriel à leur profil utilisateur recevront le sondage par texto, s'il dispose d'un numéro de téléphone dans leur profil utilisateur.
Envoyer d'abord par texto
Le sondage sera d'abord envoyé par texto à tous les utilisateurs disposant d'un numéro de téléphone dans leur profil utilisateur.
Les employés n'ayant pas de numéro de téléphone dans leur profil utilisateur recevront le sondage par courriel.
Envoyer par courriel et par texto
Cette méthode permet l'envoi simultané des 2 façons aux employés.
Message de rappel par SMS
La programmation des rappels de sondage par SMS se fait au même endroit et est envoyée au même moment que les rappels par courriel c'est-à-dire via l'onglet Paramètres de votre sondage.
Pour plus de détails, référez-vous à la section Paramètres de communication de la page Paramètres de sondage
Courriel du sondage et des rappels
À partir de l'onglet Personnalisation de votre sondage, vous retrouverez au bas de la page la section Communication par message texte (texto), c'est à cet endroit qu'il vous sera possible de personnaliser les messages d'envoi du sondage ainsi que les rappels.
Tout comme pour l'envoi de courriels, il vous sera possible de tester les messages textes, autant pour le message du sondage que les rappels.
Nombre de caractères à respecter
Message de l'envoi initial : 280 caractères
Message de rappel : 280 caractères
Désabonnement des SMS
À chaque nouvelle occurrence de sondage, les employés recevront le texto suivant:
Bonjour, (ENTREPRISE) veut connaître votre avis et vos idées parce que c'est ensemble que nous pouvons enrichir votre expérience et faire évoluer notre organisation! Veuillez prendre quelques minutes pour répondre à ce sondage Amélio. Répondez ARRET pour vous désinscrire de ces communications.
Le message d'arrêt ne sera pas envoyé lors des envois de rappels, mais seulement lors de chaque nouvelle occurrence de sondage.
Si un employé ne désire ne plus recevoir les sondages et rappels par SMS il peut texter les mots ARRET ou STOP au +1 (514) 900-6675 et il sera désabonné de cette fonction définitivement.
Il recevra alors le message suivant pour confirmer son désabonnement :
Vous êtes désabonné des messages texte de ce numéro. Répondez DÉBUT pour recommencer à les recevoir.
En se désabonnant, il recevra automatiquement les prochains sondages et rappels par courriel si une adresse courriel est inscrite à son profil.
Note: Si un employé se désabonne des SMS et que vous avez choisi la méthode "Envoyer d'abord par texto", alors il ne recevra plus de sondage. Pour des raisons de confidentialité, Amélio n'est pas tenu informé lorsqu'une personne se désabonne de la fonctionnalité. Pour éviter ce cas de figure, nous vous recommandons d'utiliser la méthode "Envoyer par courriel et par texto".
Étant donné le lien contractuel tacite entre l'employeur et les employés, Amélio ainsi que l'organisation elle-même sont autorisés à contacter ces derniers via SMS pour toutes communications relatives à l'emploi.
Réabonnement des SMS
Si un employé souhaite se réabonner aux SMS, il lui suffit de texter DÉBUT ou START afin d'avoir de nouveau les sondages par SMS.
Exemple de message texte par défaut
Il vous est possible de personnaliser les messages texte, autant les messages d'envoi de sondage que les messages de rappels. Voici quelques suggestions que nous vous proposons et que vous pourrez adapter à votre culture d'entreprise :
Bonjour,
[ENTREPRISE] veut entendre votre avis et vos idées parce que c’est ensemble que nous pourrons enrichir votre expérience et faire évoluer notre organisation! Merci de prendre quelques minutes via ce sondage Amélio.
[ENTREPRISE] à besoin de toi! Tes idées, ton avis et ton bien être est important pour nous. Nous avons bâti un sondage qui ne prendra que quelques minutes à compléter et qui nous permettra de connaître ton opinion sur notre milieu de travail.
[ENTREPRISE] désire connaître ton avis. Tes idées sont précieuses. Aide-nous à enrichir ton expérience chez [ENTREPRISE], en répondant à ce court questionnaire. Temps estimé : 3 minutes.
Identifiant unique
Pour chaque compte Amélio, un identifiant unique est désigné lors des premières étapes d'implantation. Cet identifiant vous indique la donnée obligatoire à inscrire lors de la création d'un profil employé et qui permet de distinguer chaque profil.
Vous pouvez consulter cette information à partir du menu de gauche en cliquant sur Administration, puis sur compte.
Vous constaterez qu'il s'agit de l'une des trois options suivantes :
adresse courriel
numéro d'employé
Important! L'identifiant unique par défaut est l'adresse courriel.