Dans le cadre d'une démarche de sondage en continu, de grands changements dans l'organisation pourraient impliquer des ajustements dans votre liste des employés.
Voici une vidéo à ce sujet:
Voici également quelques cas de figures et leurs alternatives pour apporter les bons ajustements dans votre base de données des employés.
Nous avons retenu ici l'attribut 'Département' à titre d'exemple, mais les indications sont également applicables pour les autres attributs tels les niveaux d'employé, les emplacements et les titres de poste.
Corriger des attributs existants
Lorsque les changements à apporter ne concernent qu'un petit nombre d'employés ou certains attributs précis, il est possible d'apporter des corrections directement dans la plateforme.
Créer de nouveaux départements
Il est possible que vous souhaitiez créer de nouveaux départements dans la plateforme.
Un nouveau département peut être créé en éditant directement le profil d'un employé.
En cliquant sur l'icône (+), vous serez redirigés vers vos informations de compte afin d'être en mesure de créer le nouveau choix d'attribut.
Vous serez ensuite en mesure de le choisir parmi la liste déroulante en éditant le profil.
Ce changement permettra de classer les futures réponses de l'employé sous ce nouveau département.
Au même titre qu'un changement d'équipe, cela n'affectera pas le classement des réponses passées de l'employé, qui demeureront compilées sous son ancien département.
Consultez notre documentation sur les incidences des changements apportés aux profils des employés.
Modifier les départements existants
Si vous avez récemment renommé vos départements, vous pouvez éditer les noms déjà existants afin de remplacer le libellé actuel par votre nouveau libellé.
Pour faire cette correction, rendez vous dans Administration → Compte → Départements. Éditez le nom du ou des départements concernés, puis cliquez sur ''Mise à jour'' afin d'enregistrer vos changements.
Au besoin, vous pourriez également créer de nouveaux départements ou inclure la traduction des noms des départements dans la section appropriée et sauvegarder vos changements.
Attention! Ce changement s'appliquera pour tous les employés inclus dans les départements modifiés et pour l'ensemble des résultats déjà accumulés dans la plateforme.
Les nouveaux libellés remplaceront les anciennes terminologies à travers l'ensemble de la plateforme.
Supprimer un département
Il est possible qu'un département n'existe plus dans l'organisation ou qu'il ait été créé par erreur ou en doublon et que vous souhaitiez le retirer. Un département peut être supprimé dans Administration → Compte → Départements.
Si vous tentez de supprimer un département qui comprend toujours des employés, il vous sera demandé à quel autre département ces employés doivent être affectés dorénavant.
Assurez-vous d'avoir créé le nouveau département au préalable. Les employés seront alors déplacés dans ce département et l'ancien sera retiré.
Attention! Lorsque des données ont été compilées sous un département à un moment ou un autre, il est recommandé de le conserver afin de garder l'historique des réponses.
Ainsi, vous pourrez toujours retourner consulter les résultats en sélectionnant une période de visualisation plus ancienne.
Supprimer un département alors que des réponses y sont enregistrées ne vous permettra plus de consulter les résultats antérieurs pour ce département.
Ajouter un attribut personnalisé
Il vous est permis de rajouter jusqu'à 6 attributs personnalisés différents de ceux que nous proposons. Cela vous permet d'analyser vos résultats selon des attributs propres à votre organisation.
Pour ce faire, il suffit de passer par Administration → Compte et de cliquer sur ''Attribut personnalisé'' dans la colonne des catégories.
Vous pourrez ensuite suivre les étapes suivantes, en vous référant à la capture d'écran ci-dessous :
Activer l'attribut personnalisé
Inscrire le nom de l'attribut en français et en anglais au besoin
Ajouter les options possibles pour cet attribut (facultatif)
Cette étape est seulement nécessaire si l'attribut sera modifié aux profils des employés manuellement dans la plate-forme.
Veuillez ne pas tenir compte de l'étape 3 si l'information de cet attribut sera ajoutée avec l'import d'une liste d'employés. Vous pourrez constater après l'import que l'information sera automatiquement ajoutée à cet endroit.
Exclure des attributs du profils des employés (et des modules de reconnaissance et suggestion)
Si vous manipulez des données sensibles et que vous souhaitez les consulter (dans l'onglet Résultats) sans les intégrer dans les profils des employés ou les différents modules, Amélio vous propose l'alternative d'exclure ces attributs des profils et des modules, assurant ainsi leur confidentialité absolue.
Voici les étapes à suivre afin d'activer cette option:
1. Cliquer sur Administration > Compte.
2. En haut de la page, cliquer sur l'attribut de votre choix. En dessous du Nom d'attribut, cocher la case Ne pas inclure cet attribut dans les modules de reconnaissance et de suggestions.
Importer une nouvelle liste des employés
Une grande réorganisation, des mouvements internes multiples ou l'ajout d'un nouvel attribut personnalisé sont des ajustements qui pourraient nécessiter une révision complète de votre base de données des employés.
Lorsque des changements concernent un grand nombre d'employés et touchent plusieurs attributs, vous pouvez extraire votre liste des employés afin d'y apporter les changements.
Pour le faire, rendez-vous dans la page ''Gérer les employés'' du volet d'administration. Ensuite, cliquez sur ''Importer des employés''.
La première étape est de télécharger votre liste d'employés.
Cette fonctionnalité vous permettra de télécharger les données actuelles de tous les utilisateurs actifs de votre compte.
Vous pourrez ensuite importer votre fichier Excel à jour à la deuxième étape en cliquant sur ''Téléverser votre liste d'employés''. La plateforme vous guidera si des ajustements sont requis.
Suite à l'importation de cette mise à jour des données, les changements s'appliqueront aux prochains sondages.
Les réponses des employés seront dorénavant compilées sous ces nouveaux attributs, mais les données antérieures seront conservées afin de préserver l'historique des résultats.
Si vous avez des questions, contactez-nous à [email protected]