Quels sont les différents rôles dans Amélio?
Amélio permet de donner accès à la plateforme à différents groupes d'employés.
La colonne 'Rôle' ou 'Permission' de votre fichier Excel préparé au moment du lancement d'Amélio permet de préparer en amont les accès à la plateforme.
Rôle/Permission. Correspond aux droits d’accès de l’employé. Les permissions reliées à chaque rôle peuvent être définies pour chaque client. Les permissions par défaut sont :
Employé : Si l’entreprise utilise les modules de rétroactions ou de suggestions, l’employé a accès à la plate-forme pour ces modules, mais il n’a pas accès aux résultats. Si l’entreprise n’utilise pas ces modules, l’employé reçoit le sondage par courriel et n’a aucun profil à compléter.
Gestionnaire : L’utilisateur a accès aux résultats de mobilisation de son équipe et des sous-équipes relevant de lui. L’utilisateur ne peut toutefois pas voir les résultats pour toute l’entreprise.
Employé RH : L’utilisateur a accès aux résultats pour toute l’entreprise ainsi qu’aux fonctions d’administration du compte client.
Administrateur de l’entreprise : L’utilisateur a les mêmes accès que les employés RH, plus l’accès à la facturation de la plate-forme.
Lors du lancement d'Amélio, il est possible que vous ayez préparé les rôles, mais que les accès n'aient pas été accordés dès le départ.
Pour accorder les accès à Amélio, voici les deux étapes à réaliser.
Réviser et confirmer les rôles des employés
Déclencher le courriel de connexion à la plateforme
Réviser les rôles actuels dans la plateforme
Vous pouvez en tout temps extraire votre liste actuelle des employés afin de consulter les rôles et permissions telles quelles sont présentement préparées dans votre compte.
Pour télécharger votre liste actuelle, rendez-vous dans l'onglet 'Administration' puis dans le sous-onglet 'Importer'.
Vous pourrez alors cliquer sur 'Télécharger votre liste des employés' afin d'extraire une copie de votre base de données actuelle des employés.
Comment modifier les rôles des employés?
Deux méthodes sont possibles pour modifier les rôles actuels des employés.
Option 1. Éditer les profils des employés.
Vous pouvez vous rendrez directement dans Amélio et modifier les rôles directement dans le profil de l'employé en utilisant la barre de recherche ou en passant par l'onglet 'Collègues'.
Cela vous permettra de modifier le rôle d l'employé et d'enregistrer votre changement.
Option 2. Importer une nouvelle liste des employés.
Après avoir extrait votre liste actuelle des employés, vous pouvez modifier les rôles directement dans ce fichier Excel.
Une fois vos modifications terminées, vous pourrez ensuite utiliser l'option 'Importer votre liste des employés' afin de procéder à l'ajustement de l'ensemble des rôles d'un seul coup.
En utilisant cette option, la plateforme vous indiquera en détail les changements qui seront apportés afin que vous puissiez confirmer et finaliser l'import de cette mise à jour.
Créer des nouveaux rôles sur la plateforme
En plus des rôles de base détaillés ci-dessus, vous avez également la possibilité de créer de nouveaux rôles selon vos besoins. Voici un scénario pour lequel cela serait pertinent : imaginons que vous souhaitez donner accès à votre équipe de direction à leurs résultats avant le reste de vos gestionnaires.
Vous pourriez créer un rôle intitulé "Directeur/Directrice", choisir les permissions spécifiques que ce rôle accorderait, puis simplement attribuer ce rôle aux employés concernés.
Voici comment procéder:
Lorsque le rôle est créé, vous pouvez ensuite l'assigner aux employés, soit via une liste d'employés, soit directement à travers leur profil.
Déclencher le courriel de connexion à la plateforme
Lorsque les rôles ont été révisés et que vous êtes prêts à donner accès à la plateforme, vous pourrez réviser les permissions du rôle et déclencher le courriel de connexion.
Rendez-vous dans l'onglet 'Administration' puis dans le sous-onglet 'Permissions'.
Vous pourrez éditer l'accès pour chaque rôle.
Un menu s'ouvrira, puis vous pourrez accorder l'accès et ensuite désigner la date et l'heure à laquelle vous souhaitez que ce changement s'applique.
Attention! Après avoir accordé l'accès, toutes les personnes ayant le rôle concerné recevront automatiquement leur courriel de connexion à la plateforme au moment désigné, s'ils remplissent les conditions.
Règles pour avoir accès à la plateforme
Une fois les droits de connexion à la plateforme donnés, les personnes ayant le rôle concernés recevront leur courriel de connexion s'ils remplissent les conditions pour avoir accès à des résultats.
Le nombre d’employés détermine si un gestionnaire recevra un courriel de connexion, tandis que le nombre de répondants détermine s’il peut voir des résultats.
Si un gestionnaire a moins de 5 employés dans son équipe, il ne recevra pas de courriel de connexion à la plateforme.
S’il a 5 employés ou plus dans son équipe, il recevra un courriel de connexion, mais pourra voir des résultats uniquement s’il y a plus de 5 répondants parmi ses employés.
Est-ce possible de donner accès à des résultats à un gestionnaire qui a moins de 5 employés dans son équipe?
La règle de confidentialité ne permet pas à un gestionnaire d'avoir accès à des résultats si son équipe compte moins de 5 employés.
Toutefois, il est possible de regrouper deux petites équipes ensemble afin de donner accès aux résultats combinés pour les deux gestionnaires.
Par exemple, si l'équipe Marketing compte 3 employés et l'équipe Communications compte 2 employés, aucun des deux gestionnaires ne pourrait normalement avoir accès à des résultats.
Toutefois, vous pourriez donner une permission d'accès spéciale à ces deux gestionnaires, afin qu'ils puissent tous les deux consulter les résultats globaux de ces deux équipes.
Préparer des permissions spéciales d'accès aux résultats
Il est possible de Donner des accès spéciaux aux résultats pour qu'un gestionnaire ait accès à d'autres résultats que son équipe. Cela est également fréquemment utilisé pour les partenaires d'affaires en ressources humaines.
Pour toute question ou besoin d'assistance avec les rôles et permissions d'accès aux résultats, contactez-nous à [email protected]