Amélio accorde une grande importance à la confidentialité et à l'anonymat des répondants. Il est toutefois possible de s'assurer, au besoin, qu'un employé a bien complété un sondage de mobilisation.
Cet article vous présente comment faire et les causes pouvant expliquer que l'on n'a pas reçu ses réponses.
Les fonctionnalités présentées ci-dessous sont seulement disponibles pour les personnes ayant un accès Employé RH ou Administrateur. Si vous ne voyez pas ces fonctionnalités, référez-vous à votre Administrateur.
Étape 1 : Vérifier le taux d'utilisation de l'employé
Cette étape vous permet de vérifier le taux d’utilisation de la plateforme pour chacun des employés pour une période donnée. Pour ce faire :
Dans la plateforme, aller dans le Rapport d'utilisation en cliquant sur ''Administration'' puis sur ''Utilisation'';
Sélectionner la période du sondage à vérifier (exemples : la semaine dernière, le mois en cours, etc.);
Rechercher l'employé et évaluer son taux de réponse.
En d'autres mots, si la colonne ''Taux de réponse'' du rapport d'utilisation affiche 0% pour la période du sondage, on peut en déduire que ses réponses n'ont pas été soumises.
Étape 2 : Explorer les causes potentielles expliquant que l'on n'a pas reçu les réponses de l'employé
Cause possible : L'employé n'a pas reçu le sondage
Pour voir si l'employé a reçu ou non le sondage, on peut vérifier son profil :
Dans la barre de recherche ''Rechercher un employé'', indiquer le nom de l'employé et sélectionner son profil;
Cliquer sur le bouton ''Voir les courriels envoyés'';
Vous pourrez alors voir les dernières activités liées à son compte.
Si l'employé n'a pas reçu le sondage, il vous sera possible de cliquer sur ''Renvoyer le sondage'' ou ''Envoyer un courriel de rappel''. Il pourra ainsi compléter le questionnaire à partir du nouveau courriel d'invitation.
Cause possible : L'employé n'a pas cliqué sur le bouton ''Soumettre''
Il est possible que l'employé ait complété le sondage, mais qu'il n'ait pas cliqué sur ''Soumettre'' à la toute fin du sondage.
Si c'est le cas, il peut simplement retourner au sondage via le courriel d'invitation, se rendre à la fin puis cliquer sur ''Soumettre'' afin que ses réponses soient comptabilisées.
Un employé peut commencer à répondre au sondage et le terminer plus tard. Les réponses sont enregistrées au fur et à mesure qu'il le complète. Ainsi, celui-ci peut fermer la page de sondage et la rouvrir à un autre moment.
Cause possible : L'employé a accédé au sondage en utilisant le courriel d'invitation d'un collègue
Chaque employé reçoit un lien unique menant au sondage. Comme indiqué dans le courriel d'invitation, il est important d'utiliser seulement ce lien unique et personnalisé pour accéder au sondage et de ne pas le transférer à d'autres personnes. Lorsque le questionnaire est soumis, le sondage n'est plus accessible. Deux employés ne peuvent donc pas compléter le sondage en utilisant le même lien unique.
Cause possible : L'employé a rempli le sondage en utilisant un lien universel
Un lien universel (ou général) permet aux employés de compléter leur sondage à partir d'un lien commun. Si c'est le cas, il ne sera pas possible de faire un suivi précis du taux de participation puisque tous les employés auront reçu le même URL de sondage.
Si vous avez des questions supplémentaires, vous pouvez contacter un membre de notre équipe à [email protected].