Toutefois, la réussite de cette approche repose surtout sur une bonne planification.
Voici des pistes concrètes pour structurer une stratégie efficace, flexible et adaptée à votre réalité.
Comprendre les variables clés
Avant de déployer des kiosques, il faut prendre un moment pour réfléchir à quelques éléments essentiels :
Le nombre d’employés à rejoindre
La durée du sondage
La fenêtre de temps disponible
La répartition des quarts de travail
Le niveau d’autonomie des employés
Ces facteurs influencent directement le nombre de stations nécessaires et le type de solution à privilégier.
Voici un exemple pour vous mettre en contexte :
100 employés
Sondage de 10 minutes
Fenêtre de 1 heure
Cela représente 1000 minutes de complétion. Diviser par 60 minutes donne environ 17 kiosques nécessaires si tout le monde répond en même temps.
Ce type de scénario peut rapidement devenir lourd à gérer… sauf si d’autres options sont intégrées.
Combiner les approches pour alléger la logistique
Multiplier les façons de répondre au sondage augmente directement le taux de participation. Pour réduire la pression logistique, privilégier une approche hybride.
1. Installer des kiosques stratégiquement
Utiliser des ordinateurs ou tablettes
Placer les kiosques dans des zones accessibles
Prévoir un environnement qui favorise la confidentialité
2. Encourager l’utilisation des appareils personnels
Permettre aux employés de répondre via leur téléphone est une solution simple, efficace et peu coûteuse.
À l'aide d'une affiche, vous pouvez leur fournir un code QR pour accéder au sondage. Sur cette affiche, vous pouvez indiquer les coordonnées de la personne à contacter en cas de question.
Si vous utilisez la méthode d'envoi par code utilisateur, les employés pourront entrer leur code utilisateur pour accéder au sondage.
Cette combinaison permet de réduire considérablement le nombre de kiosques tout en donnant accès au sondage à un plus grand nombre d'employés.
Saviez-vous qu'il est possible d'utiliser les numéros d'employés en guise de code utilisateur? Pour ceci, il faudra que les employés aient un numéro d'employé dans leur profil et que vous activiez ce paramètre.
Pour activer le paramètre, rendez-vous dans le menu de gauche. Sélectionner l'option Administration, Compte, Modules. Vous pouvez ensuite cocher l'option "ID d'employé comme code utilisateur".
Adapter l’expérience selon l’objectif
Le niveau d’encadrement dépend du type d’expérience souhaité.
Pour une approche autonome prévoir :
Les codes QR + kiosques
Peu ou pas de supervision
Logistique légère selon l'installation des kiosques
Pour une approche accompagnée prévoir :
Une présence RH
Station conviviale (ex. café, collations)
Expérience plus engageante
Il n’est pas toujours nécessaire d’avoir un employé RH présent en permanence.
Options possibles :
Afficher les coordonnées d’une personne contact
Préparer une courte FAQ accessible sur place
Positionner les kiosques près d’un poste occupé (réception, bureau administratif) avec une personne formée pour répondre aux questions.
Dans plusieurs cas, une personne à proximité peut suffire pour répondre aux questions de base.
Pour en apprendre davantage sur les différentes méthodes d'envoi du sondage, consulter cet article : Méthodes d'envoi du sondage.