Amélio propose 4 méthodes possibles pour l’envoi du sondage afin de vous aider à rejoindre tous vos groupes d’employés.
Peu importe la méthode utilisée, la liste Excel des employés devrait toujours comprendre l'ensemble des employés et leurs informations, afin de préparer adéquatement votre compte lors de l'importation.
Voici donc les 4 méthodes d'envoi qui nous proposons, dans l'ordre dans lequel nous les recommandons, en débutant par la plus optimale. Cependant, selon votre réalité organisationnelle, une méthode peut s'appliquer davantage qu'une autre.
Méthode 1 - Lien envoyé par courriel
Le lien envoyé par courriel est la méthode la plus optimale pour la réalisation du sondage.
Suite à l'importation d'une liste complète et détaillée, chaque employé reçoit son lien de sondage à son adresse courriel et les réponses seront ensuite classées automatiquement.
Les employés doivent avoir une adresse courriel professionnelle ou personnelle.
Les avantages de cette méthode sont multiples. Principalement, cela favorise un envoi et une expérience de sondage simplifiée pour les employés.
Grâce à la liste détaillée des employés, toutes les personnes inscrites dans Amélio recevront automatiquement leur courriel de sondage et les rappels.
Pour les administrateurs et RH, les résultats pourront ensuite être analysés plus facilement, puisque toutes les informations de segmentation renseignées dans la liste des employés auront permis de classer les réponses dans les bons groupes.
Méthode 2 - SMS
Les employés peuvent recevoir le lien pour compléter un sondage à partir de leur cellulaire, par SMS et répondre à partir de leur téléphone intelligent : Méthode d'envoi par SMS
Favorise un envoi et une expérience de sondage simplifiée pour les employés qui n'ont pas accès à un ordinateur.
Les employés de terrain pourront répondre rapidement au sondage sans crainte d'oublier. Les employés qui sont souvent en mouvement, et qui ont moins accès à un ordinateur, pourront donc y répondre de façon rapide.
Il sera possible pour les employés de répondre au sondage en tout temps, même du confort de leur foyer.
Il s'agit donc d'un atout pour votre organisation afin de promouvoir un taux élevé de participation.
Méthode 3 - Codes utilisateurs
Amélio permet de combiner l'utilisation d'un lien universel avec codes utilisateurs propres à chaque employé.
Votre organisation devra rendre disponible un lien de sondage universel et les codes uniques pour chaque employé, puisque ceux-ci auront à entrer leur code en début de sondage afin d'y avoir accès.
Cette méthode fonctionne pour tous les types de sondages et pour tous les employés, avec ou sans adresse courriel.
Le code utilisateur étant lié au profil de l'employé, une personne peut répondre au sondage directement par le lien transmis par courriel ou en utilisant le lien universel avec son code.
Il s'agit d'une option préférable au lien universel (méthode 4), car elle permet que les réponses soient automatiquement classées dans les bons groupes. Puisque les informations pour chaque employé auront été renseignée dans votre liste détaillée des employés, il n'est donc pas nécessaire de demander des questions d'auto-identification en fin de sondage.
Pour les employés sans adresse courriel, ceux-ci doivent tout de même être inclus dans votre liste Excel des employés afin qu'Amélio puisse préparer les codes utilisateurs.
Les taux de participation et l'analyse des résultats par les Administrateurs ou RH seront aussi précis avec les codes utilisateurs qu'avec un envoi par courriel (méthode
1), puisque les informations de la liste des employés permettront de classer les réponses dans les bons groupes).
Télécharger les codes utilisateurs
Voici les étapes à suivre pour télécharger les codes utilisateurs ainsi que l'URL associé.
Vous rendre dans Sondages à partir du menu de gauche de la plate-forme et sélectionner l'onglet souhaité
Cliquer sur le titre du sondage pour lequel vous souhaitez obtenir la liste des codes utilisateurs.
Rendez-vous dans l'onglet Envoyer le sondage.
Dans la section codes utilisateurs, cliquez sur Télécharger les codes utilisateurs.
Nous vous conseillons de communiquer individuellement ces codes aux employés ou de désigner une personne responsable pour la distribution de ceux-ci.
Voici également un court guide vidéo qui vous montre les démarches à suivre:
Méthode 4 - Lien universel
Un lien universel (ou général) permet aux employés de compléter leur sondage à partir d'un lien commun, que votre organisation devra rendre disponible pour tous.
Toutefois, pour que les résultats se classent ensuite au bon endroit dans la plateforme, il faudra ajouter des questions d'attributs en fin de sondage.
Un attribut (ou segment) représente un titre de colonne de notre gabarit Excel des employés (ex : Département, Emplacement, etc.).
Cette technique fonctionne seulement pour un sondage ponctuel (ex : diagnostic de mobilisation) et est généralement utilisée pour les employés sans adresse courriel ou qui n'ont pas facilement accès à leur boîte courriel.
Il faudra choisir les attributs à demander en fin de sondage pour classer les réponses et les paramétrer lors du lancement. Nous recommandons de limiter le nombre d'attributs à demander en fin de sondage (entre 1 et 3 attributs).
Après l'importation de la liste des employés, les Administrateurs ou RH devront réviser les choix des menus déroulants en fin de sondage afin de s'assurer que les options disponibles pour chaque attributs sont complètes (Onglet 'Administration' et 'Compte', puis réviser les options disponibles pour chaque attribut à demander).
Il est possible de préprogrammer un attribut et d'utiliser des liens multiples (ex : liens universels différents pour chaque emplacements, ce qui renseigne en amont l'emplacement de l'employé).
Lors de la lecture des résultats par les Administrateurs ou RH, il faudra tenir compte que cette méthode aura des impacts sur les taux de participation, puisqu'il n'est pas possible de faire un suivi précis de la participation avec un lien universel. L'utilisation d'un lien universel peut également impliquer que seulement certains attributs auront été demandés en fin de sondage, ce qui peut limiter l'analyse comparée pour les autres segments disponibles.
Astuce! Certaines organisations prépareront des codes QR à partir du lien universel afin de les afficher dans les salles de pause. D'autres rendront disponible le lien universel sur des postes de travail/tablettes partagées afin que les employés puissent accéder plus facilement au sondage.
Si vous avez des questions ou besoin de plus d'informations sur les différentes méthodes d'envoi, contactez-nous à [email protected]