Amélio propose 4 méthodes possibles pour l’envoi du sondage afin de vous aider à rejoindre tous vos groupes d’employés.
Peu importe la méthode utilisée, la liste Excel des employés devrait toujours comprendre l'ensemble des employés et leurs informations, afin de préparer adéquatement votre compte lors de l'importation.
Voici donc les 4 méthodes d'envoi que nous proposons, dans l'ordre dans lequel nous les recommandons, en débutant par la plus optimale. Cependant, selon votre réalité organisationnelle, une méthode peut s'appliquer davantage qu'une autre.
Méthode 1 - Lien envoyé par courriel
Le lien envoyé par courriel est la méthode la plus optimale pour la réalisation du sondage.
Suite à l'importation d'une liste complète et détaillée des employés, chaque employé reçoit son lien unique pour accéder au sondage à son adresse courriel. Les réponses seront ensuite classées automatiquement. Chaque employé peut répondre qu'une seule fois.
Les employés doivent avoir une adresse courriel professionnelle ou personnelle.
Les avantages de cette méthode sont multiples. D'abord, elle favorise un envoi et une expérience de sondage simplifiée pour les employés.
Grâce à la liste détaillée des employés, toutes les personnes inscrites dans Amélio recevront automatiquement leur courriel de sondage et les rappels programmés.
Pour les administrateurs et employés RH, les résultats pourront ensuite être analysés facilement, puisque toutes les informations de segmentation renseignées dans la liste des employés auront permis de classer les réponses dans les bons groupes.
Méthode 2 - SMS
Les employés peuvent recevoir le lien pour compléter un sondage à partir de leur cellulaire, par SMS et répondre à partir de leur téléphone intelligent : Méthode d'envoi par SMS
Cette méthode favorise un envoi et une expérience de sondage simplifiée pour les employés qui n'ont pas accès à un ordinateur.
Les employés de terrain pourront répondre rapidement au sondage sans crainte d'oublier. Les employés qui sont souvent en mouvement et qui ont moins accès à un ordinateur pourront y répondre rapidement.
Il sera possible pour les employés de répondre au sondage en tout temps, même du confort de leur foyer.
Il s'agit donc d'un atout important pour votre organisation afin de promouvoir un taux de participation élevé.
Méthode 3 - Codes utilisateurs
Amélio permet de combiner l'utilisation d'un lien universel avec des codes utilisateurs propres à chaque employé.
Votre organisation devra rendre disponibles un lien de sondage universel et les codes uniques pour chaque employé, puisque ceux-ci devront entrer leur code pour avoir accès au sondage.
Cette méthode fonctionne pour tous les types de sondages et pour tous les employés, avec ou sans adresse courriel.
Le code utilisateur étant lié au profil de l'employé, une personne peut répondre au sondage directement par le lien transmis par courriel ou en utilisant le lien universel associé à son code.
Il s'agit d'une option préférable au lien universel (méthode 4), car elle classe automatiquement les réponses dans les bons groupes. Puisque les informations pour chaque employé auront été renseignées dans votre liste détaillée des employés, il n'est pas nécessaire de poser des questions d'auto-identification en fin de sondage.
Pour les employés sans adresse courriel, ils doivent tout de même être inclus dans votre liste Excel des employés afin qu'Amélio puisse préparer leurs codes utilisateurs.
Les taux de participation et l'analyse des résultats par les administrateurs ou employés RH seront aussi précis avec les codes utilisateurs qu'avec un envoi par courriel et SMS (méthodes 1 et 2), puisque les informations de la liste des employés permettront de classer les réponses dans les bons groupes.
Le code utilisateur attribué à chaque employé reste le même pour tous les sondages, simplifiant ainsi leur accès.
IMPORTANT ! Une fois le code reçu, l'employé doit conserver ce code pour lui, au même titre qu'un mot de passe, afin d’assurer la confidentialité de ses réponses.
Télécharger les codes utilisateurs
Voici les étapes à suivre pour télécharger les codes utilisateurs ainsi que l'URL associée. Veuillez noter que vous devez d'abord activer votre sondage pour accès aux codes.
Cliquer sur l'option Sondages à partir du menu de gauche.
Cliquer sur le titre du sondage pour lequel vous souhaitez obtenir la liste des codes utilisateurs.
Sur cette page, dans la section Obtenez plus de réponses, cliquez sur Obtenir le lien de sondage.
Rendez-vous dans l'onglet Codes utilisateurs, puis cliquez sur Télécharger les codes utilisateurs.
Nous vous conseillons de communiquer individuellement ces codes aux employés ou de désigner une personne responsable de leur distribution.
Voici un court guide vidéo qui vous montre les démarches à suivre:
Méthode 4 - Lien universel
Un lien universel permet aux employés de compléter leur sondage à partir d'un lien commun. Votre organisation devra rendre ce lien disponible pour tous.
Toutefois, pour que les résultats se classent ensuite au bon endroit dans la plateforme, il faudra ajouter des questions d'attributs en fin de sondage.
Un attribut (ou segment) représente un titre de colonne de notre gabarit Excel des employés (ex : Département, Emplacement, etc.).
Cette technique fonctionne pour les sondages ponctuels (ex : diagnostic de mobilisation) et est généralement utilisée pour les employés sans adresse courriel ni appareil mobile ou qui n'ont pas facilement accès à leur boîte courriel.
Il faudra choisir les attributs à demander en fin de sondage pour classer les réponses et les paramétrer lors du lancement. Nous recommandons de limiter le nombre d'attributs à un maximum de 3.
Après l'importation de la liste des employés, les administrateurs ou employés RH devront réviser les choix des menus déroulants en fin de sondage afin de s'assurer que les options disponibles pour chaque attribut sont complètes (cliquer sur l'onglet 'Administration' et 'Compte', puis réviser les options disponibles pour chaque attribut demandé).
Il est possible de préprogrammer un attribut et d'utiliser des liens universels multiples (ex : un lien universel différent par emplacement, ce qui renseigne en amont l'emplacement de l'employé).
Lors de la lecture des résultats par les administrateurs ou les employés RH, il faudra tenir compte du fait que cette méthode aura des impacts sur les taux de participation, puisqu'il n'est pas possible de faire un suivi précis de la participation avec un lien universel.
L'utilisation d'un lien universel peut également impliquer que seulement certains attributs auront été demandés en fin de sondage, ce qui peut limiter les options d'analyse comparatives avec les autres segments disponibles.
Astuce! Certaines organisations vont choisir de préparer des codes QR à partir du lien universel et les afficher dans les salles de pause. D'autres rendront disponible le lien universel sur des postes de travail/tablettes partagées afin que les employés puissent accéder plus facilement au sondage.
Si vous avez des questions ou que vous avez besoin de plus d'informations sur les différentes méthodes d'envoi, contactez-nous par courriel [email protected]