Maintenir votre liste d'employés à jour est essentiel pour assurer l'envoi des sondages aux bonnes personnes et obtenir des analyses représentatives de votre organisation.
Que vous souhaitiez importer des employés pour la première fois, mettre à jour les informations de vos employés ou synchroniser votre liste à partir de votre SIRH, Amélio simplifie le processus.
La plateforme permet de segmenter les résultats selon les attributs suivants :
Gestionnaire
Département
Titre d'emploi
Bureau ou emplacement
Groupe d'âge
Ancienneté
Niveau d'employé (par exemple : Employé, Gestionnaire ou Direction)
Jusqu'à 6 attributs démographiques personnalisés
Plus votre liste d'employés est complète, plus vos analyses seront détaillées.
Exporter votre liste d'employés actuelle (recommandé avant une mise à jour)
Si vous souhaitez mettre à jour une liste d'employés existante, nous vous recommandons d'exporter d'abord votre liste actuelle.
Cela vous permet de :
conserver les champs existants
modifier les informations des employés sans recréer les profils
éviter de supprimer des informations par inadvertance
travailler à partir de la version la plus récente de votre liste d'employés
Importer une liste d'employés à partir d'un SIRH ou d'un document Excel
Vous pouvez importer votre liste d'employés à l'aide :
du gabarit Excel disponible à la fin de cet article
d'un fichier exporté de votre SIRH ou de votre compte Amélio, adapté au format du gabarit
Seuls les champs suivants sont obligatoires lors de la création ou de la mise à jour d'employés :
Prénom
Nom
Rôle
Adresse courriel ou numéro d'employé (selon l'identifiant unique configuré pour votre compte)
Tous les autres champs sont facultatifs, mais fortement recommandés afin d'améliorer la segmentation et les analyses.
Une fois votre fichier prêt, importez-le à partir de l'un des emplacements suivants :
Sondage → Audience, lors de la préparation d'un sondage
Administration → Gérer les employés, pour gérer votre répertoire d'employés
Si des erreurs surviennent pendant l'importation, consultez la section Résoudre les erreurs d'importation des employés ou communiquez avec nous à [email protected]
Champs d'importation des employés
1. Prénom et Nom de famille. Utilisés pour créer et mettre à jour les profils des employés. Ces informations ne sont jamais affichées dans les rapports afin de préserver la confidentialité des répondants.
2. Adresse courriel et numéro d'employé. Chaque compte Amélio utilise un identifiant unique. Selon la configuration de votre compte, cet identifiant est :
l'adresse courriel
le numéro d'employé
Cette information permet à Amélio de déterminer si une ligne doit :
créer un nouveau profil d'employé
mettre à jour un profil existant
Si les adresses courriel de vos employés sont susceptibles de changer, il est recommandé d'utiliser le numéro d'employé comme identifiant unique.
Pour en savoir plus, consultez la section Identifiant unique ci-dessous.
3. Numéro de téléphone. Requis uniquement si vous souhaitez effectuer l'envoi de sondage de mobilisation par SMS. Utilisez uniquement des chiffres et incluez l'indicatif du pays (exemple : 15145551234).
4. Titre de poste. Correspond à la fonction occupée par l'employé (exemple : stratège en marketing). Nous recommandons d'utiliser des titres d'emploi génériques afin de faciliter les analyses.
5. Département. Correspond au département de l’employé (exemple : Marketing).
6. Gestionnaire. Correspond au supérieur immédiat de l’employé. Vous pouvez utiliser :
l'adresse courriel ou le numéro d'employé du gestionnaire (recommandé)
le prénom et le nom du gestionnaire
À noter : Utiliser l'identifiant unique du gestionnaire permet d'éviter les erreurs d'attribution lorsqu'il existe plusieurs gestionnaires portant le même nom.
7. Rôle/Permission. Détermine les permissions de l'employé dans la plateforme.
Les permissions associées à chaque rôle peuvent être configurées selon votre organisation.
Pour en savoir plus, consultez l'article Gestion des rôles et des accès à la plateforme.
8. Niveau d’employé. Ce segment est principalement utilisé dans les grandes organisations. Certaines entreprises utilisent des niveaux précis, par exemple :
CC1
CC2
CC3
D'autres utilisent des catégories plus générales, comme :
Employé
Gestionnaire
Direction
9. Emplacement. Correspond au lieu de travail de l'employé. Permet de distinguer les différents bureaux ou sites (exemple : Bureau de Montréal ou Bureau de Toronto).
10. Date de naissance et date d’embauche. Les dates doivent être inscrites dans le format suivant : AAAA-MM-JJ (exemple: 1961-03-04).
11. Langue de l'enquête. Détermine la langue utilisée pour :
les invitations au sondage
les courriels de rappel
le sondage lui-même
Il est également possible de renommer certains attributs. Vous trouvez la procédure ici : Renommer un filtre de votre liste d'employés.
Attributs démographiques personnalisés
Vous pouvez ajouter jusqu'à six attributs démographiques personnalisés en créant des colonnes supplémentaires dans votre fichier Excel.
Ces attributs permettent d'analyser les résultats en fonction de la structure propre à votre organisation.
Voici quelques exemples d'attributs utiles :
Statut d'emploi
Horaire de travail
Mode de travail
Unité d'affaires
Syndicat
Avant d'ajouter un nouvel attribut, posez-vous les questions suivantes :
Existe-t-il des groupes d'employés que je souhaiterais analyser séparément?
Certains éléments de ma structure organisationnelle ne sont-ils pas représentés par les attributs actuels?
Identifiant unique
Chaque compte Amélio est configuré avec un identifiant unique. Cet identifiant correspond à la donnée obligatoire utilisée pour créer et reconnaître chaque profil d'employé.
Selon votre configuration, il s'agit de :
l'adresse courriel
le numéro d'employé
Vous pouvez vérifier ce paramètre en accédant à :
Administration → Compte
L'utilisation du bon identifiant unique permet de mettre à jour les employés existants plutôt que de créer des doublons.
Télécharger le gabarit d'importation des employés
Téléchargez la dernière version du gabarit d'importation avant de préparer votre fichier.