Les différentes zones de paramétrage d’un sondage vous aideront à programmer l’envoi aux bonnes personnes, au bon moment.
Accéder aux paramètres
Voici les étapes à suivre pour vous rendre dans les paramètres d'un sondage :
Vous rendre dans l'onglet Sondages puis cliquer sur la section de votre choix.
Cliquer sur le titre du sondage.
Vous apparaîtrez dans l'onglet Paramètres.
Nombre de question et fréquence
Le nombre de questions par sondage dépend du type de sondage à réaliser et de la fréquence de celui-ci.
Pour un sondage ponctuel, il suffit d'inscrire la fréquence sur demande. Il ne sera pas nécessaire d'indiquer le nombre de questions à poser. Celui-ci sera envoyé selon la date et l'heure exacte programmée et par défaut, l'ensemble des questions seront posées à tous les employés.
Pour un sondage récurrent, vous pourrez déterminer la fréquence et le nombre de questions. Afin d’assurer de couvrir l’ensemble des questions de la base de données au cours d’une période de 6 mois, nous recommandons fortement de suivre les paramètres indiqués dans l'info-bulle se trouvant juste à droite du nombre de questions.
Si vous souhaitez poser une question ouverte à la fin de chaque sondage (par exemple : « Avez-vous d’autres commentaires que vous aimeriez partager? »), il est recommandé d’ajouter 1 question supplémentaire au nombre de questions posées par sondage, puisque celle-ci offre plutôt de l’information complémentaire aux autres éléments du sondage.
Rappels automatisés
Dans la section Paramètres, il est possible de programmer l'envoi d'un ou deux rappels automatisés suivant l’envoi du sondage. Ces rappels seront envoyés exclusivement aux employés qui n’ont pas encore répondu au sondage.
Le moment des rappels est calculé en jours calendrier et peuvent être ajustés selon le type de sondage et la fréquence.
La programmation des rappels de sondage par SMS se fait au même endroit et est envoyée au même moment que les rappels par courriel.
Pour en savoir plus sur l'envoi du sondage par SMS, vous pouvez consulter l'article suivant : Méthode d'envoi par SMS
Audience du sondage
Vous pouvez sélectionner les groupes ciblés à qui vous souhaitez envoyer le sondage ou exclure individuellement les employés qui ne sont pas concernés.
Inclure une période d’attente pour les nouveaux employés
Nous recommandons d’attendre au moins 30 jours avant d’envoyer un sondage de mobilisation aux nouveaux employés, afin qu’ils aient le temps de se familiariser avec leur équipe, leur gestionnaire et l’organisation.
Ce délai est calculé en fonction de la date d'embauche, si elle est inscrite au profil. Si celle-ci n'est pas indiquée, ce délai sera calculé à partir du moment où l'employé ajouté est actif sur la plate-forme.
Vous pouvez modifier le nombre de jours d’attente selon la durée de votre processus d’accueil et d’intégration.
Personnaliser le courriel d’envoi du sondage
Le titre et le texte du courriel lors de l’envoi du sondage peut être modifié selon votre besoin dans l'onglet de Personnalisation. Voici un article pour avoir davantage d'instructions spécifiques à la personnalisation du courriel: Courriel d’envoi du sondage
Rapport d'actions
Vous pouvez paramétrer l'envoi automatisé de rapports d'actions à vos gestionnaires.
Voici les conditions à respecter pour que le rapport soit envoyé par courriel à ceux-ci :
Activer et paramétrer l'envoi des rapports d'actions à partir des paramètres du sondage.
L'accès à la plate-forme doit être accordé pour le rôle de gestionnaire.
Lors de l'envoi, il doit y avoir au moins 5 répondants relevant du gestionnaire pour que le rapport soit généré et envoyé.
Que le module de recommandations automatisées soit activé à partir de Administration > Compte > Modules > Recommandations automatisées pour améliorer la mobilisation.
Sauvegarder les modifications
Lorsque le sondage est inactif, vous pouvez effectuer des changements dans les paramètres et le courriel d’envoi, puis enregistrer vos modifications en utilisant le bouton de sauvegarde au bas de la page.
Lancement du sondage
Pour éviter de lancer le sondage par erreur, assurez-vous que le sondage demeure inactif jusqu’au moment de l’envoi.
La planification de la date de lancement est la dernière étape à réaliser pour le lancement. Vous pouvez envoyer le sondage immédiatement ou planifier une date de lancement ultérieure.
En suivant les instructions ci-bas, la plateforme procédera à l’envoi du sondage pour tous les employés ciblés dans les paramètres du sondage concerné.
Lancement immédiat
Vous rendre dans l'onglet Culture et sondages divers à partir de Sondages dans le menu de gauche de la plate-forme.
À droite du sondage que vous souhaitez lancer, cliquer sur la flèche verte.
Cliquer sur Démarrer le sondage.
Note: Le sondage sera démarré immédiatement suite à ces manipulations. Assurez-vous donc d'avoir révisé tous vos paramètres de lancement préalablement.
Lancement planifié
Vous rendre dans l'onglet Culture et sondages divers à partir de Sondages dans le menu de gauche de la plate-forme.
Cliquer sur le titre du sondage que vous souhaitez lancer.
Vous rendre dans l'onglet Programmer l'envoi.
Cliquer sur Planifiez une date de lancement, puis inscrivez la date et l'heure de lancement souhaitées.
Avant d’activer le sondage, assurez-vous d’avoir :
Révisé l’ensemble du questionnaire (FR et EN)
Paramétré le sondage selon vos besoins
Testé le courriel d’envoi
Mis à jour la liste des employés